配置 QualityOne 培训管理

培训管理的核心功能已自动化；但在自动化之前，您需要进行一些方面的配置。为此，您需要创建所需的对象记录，并将其生命周期状态更新为合格。

设置之后，培训管理开始根据用户定义的学习者角色发布任务。当您创建培训所需的记录时，所有记录都将保持不合格生命周期状态。当您完成课程及其要求的创建后，可以将记录移动到其生命周期的合格状态。此时，当计划作业运行时，培训管理将自动开始根据用户的学习者角色发布任务。

配置概述

要配置 Vault 以使用培训管理功能，需执行以下步骤：

所有对象共同工作，但是您可以按任何顺序创建这些记录。

人员

培训管理使用人员对象关联学习者与学习者角色、课程和培训要求。使用人员对象添加新学习者。请参阅管理用户和人员对象以了解关于创建人员对象的详细信息。

向人员对象添加部门字段，以便在 培训信息板上管理培训任务时能够使用其他字段进行筛选。

人员对象受以下限制：

  • 当人员与学习者角色关联之后，您就不能从人员移除用户引用
  • 您不能在多个人员记录中引用同一个用户
  • 如果人员拥有培训任务记录，您不能更改对其他用户记录的用户引用

管理者访问

创建人员记录时，对于担任指定学习者的经理角色的用户，培训管理会在每个学习者的以下培训相关记录上将其分配到学习者的经理组：培训任务、任务详细信息、TA 清单、TA 回复、课程表、课程名册、课时和课时名单。学习者的经理组拥有访问与适用学习者关联的所有培训相关记录的权限。您可以配置培训管理工作流以向此用户分配任务。

辅助培训

对于没有 Vault 用户帐户的学习者，培训管理员可使用辅助培训确保这些学习者通过培训管理自动化收到正确的培训任务，同时确保相应地跟踪他们的培训完成情况。请参阅配置辅助培训以启用此功能。

学习者角色

当您添加一些学习者之后，需要根据用户必须接受的培训创建学习者角色。学员角色对象会跟踪完成整个培训过程的所需课程。例如，您可以创建质量经理作为学员角色，将其链接到您为该角色创建的所有课程。

从管理 > 业务管理员或从自定义对象标签页创建学习者角色。单击进入学习者角色对象记录，以添加和查看课程和人员。

课程

您获得所需的学员角色后，就可以创建该课程可以提供完成特定领域培训所需的要求。例如，您可以创建常规 GxP 文档课程，作为前面所述的质量经理学员角色的一部分。

从管理 > 业务管理员或自定义对象标签页中创建新课程。从对象记录视图中，您可以添加和创建培训要求和学习者角色。

培训要求

培训要求是学习者完成课程必须满足的条件。仍使用上述示例，您可以创建文档管理和员工行为政策作为完成通用 GxP 文档课程的要求。

培训要求类型

虽然有些培训要求可能需要简单的“已阅读并了解”签名表示完成，但是其他要求可能有完成学习和认证的其他途径。发布的培训任务可能也包括各培训类型的组合。例如，学习者可能需要参加教师引导的培训，阅读并理解补充材料，然后完成测验以展示知识的掌握情况。当您创建并保存培训要求后，就不能再更改其类型。

培训要求有三 (3) 种不同类型：

  • Vault 文档：最基本的培训类型，用户查看分配的文档并签名验证，即可完成 Vault 文档培训任务。
  • 课堂培训：课堂培训组件包含计划培训的一 (1) 个或更多课时。学员可以访问课堂详细信息、课堂资料、和有关每个计划课程的信息。教师使用课程名册为学习者注册课堂培训。
  • 外部培训：该培训类型使学员可以完成 Vault 之外的有关内容或主题的培训。例如，组织可能需要学员完成第三方在线课程或获得外部培训的资格认证。

替代培训要求

培训管理可以使用培训管理员定义的替代规则，向学习者分配备选或替代培训任务，用于代替必需或主要的培训任务。为此，您可以将培训要求标记为替代，然后针对何时应替代它们定义规则集。请参阅替代培训要求以了解更多信息。

基于文档状态的培训任务

默认情况下，如果培训要求引用了不处于稳定状态的文档（例如，处于草稿或已批准状态），Vault 仍会发布培训任务任务。

您可以将培训要求所引用文档的某些文档状态配置为可培训。在这种情况下，Vault 只会在文档处于上述其中一 (1) 种状态时发布培训任务。Vault 会使用对每个文档生命周期都可用的稳定状态和培训就绪状态类型，来确定是否应发布培训任务任务。

培训要求重复

QualityOne 培训提供两 (2) 个选项，用于利用重复类型字段安排培训任务的重复发布。如果重复类型留空，则保存时应用程序默认使用相对选项列表值。

相对重复

使用此重复选项的培训要求可以在不同时间向不同学习者发布。Vault 会从向学员分配培训时开始计算相对重复值。

例如，如果在 2019 年 8 月 1 日向学习者分配了培训，重复设置为 1，重复单位设置为“年”，Vault 将会在 2020 年 8 月 1 日向该学习者分配下一次培训。

绝对重复

使用此重复选项的培训要求可同时向所有适用的学习者发布。在下一个培训日期（重复），Vault 将向学习者发布培训记录。然后 Vault 会根据重复和重复单位字段值自动增加下一个培训日期（重复）值。

测验

测验是可选组件，您可以根据培训要求进行配置，以便更全面地评估用户对培训材料的理解程度。

培训任务

当您配置所有上述对象之后，将其设置为合格生命周期状态，则计划作业运行时，Vault 将向相关学习者发送培训任务。Vault 发布培训任务后，用户将可以在其我的任务页面查看这些任务。从那里，他们可以查看和完成他们的任务。您可以使用 Vault 加载程序或 API，将其他培训系统中的培训任务对象记录导入到 Vault。

虽然您可以编辑培训任务生命周期的用户操作，但此功能仅用于支持下载格式化输出用户操作。避免将其他操作配置到此生命周期，例如将状态更改为或启动工作流用户操作，否则可能会引发问题，例如出现重复的培训任务或阻碍活动培训任务完成。

关于培训任务完成工作流

培训管理自带可供学习者完成培训任务的标准工作流。这些工作流在发布或直接任务培训任务对象记录时启动。虽然标准工作流无需改动就能在培训管理中使用，但是您也可以调整完成培训任务或完成外部培训任务工作流，以适应贵组织的具体培训实施的需要。

关于培训任务详细信息记录

培训管理创建培训任务详细信息记录，用于跟踪培训任务与其关联的课程和学习者角色之间的关系。如果培训要求是多个课程、学习者角色或其他场景（例如直接任务）的组成部分，可能向学习者多次发布相同的培训任务。出现这种情况时，培训任务记录详细信息页面会将该任务的每个实例都作为培训任务详细信息记录列出。

培训管理员还可在报告中利用培训任务详细信息，以便学习者更轻松地查看他们的哪个培训任务属于特定课程或学习者角色。出于报告目的，Vault 将父级培训任务记录的生命周期状态存储在培训任务详细信息记录的查找字段中。

设置学习者主页

学习者主页是处理培训任务的一站式标签页。将学习者主页设置为学习者的登录标签页，可为新 Vault 用户或首次使用者提供直观的界面。

启用学员主页

在管理 > 用户和组 > 权限集中，启用培训管理学习者主页：“我的学习”页面的查看权限。然后，启用我的学习标签页的查看权限。您可以通过管理 > 配置 > 标签页页面重新设置我的学习标签页的标签，以适应您的需要。

培训任务卡图像

创建培训要求时，您可以在学习者主页卡片图像字段中选择 Vault 文档，以自定义显示在学习者主页卡片视图中的卡片图像。如果您没有在此字段中选择文档，卡会默认显示培训任务中第一个文档的第一页。如果任务没有文档，Vault 会根据培训要求类型显示卡图像。Vault 会使用文档的 格式副本作为卡图像并对其进行适当缩放。

启用移动培训任务完成

要为文档培训任务启用移动界面，以便在移动浏览器中查看时，请导航到管理 > 设置 > 应用程序设置并选中启用培训管理移动界面复选框。

触控 Microsoft Windows™ 设备可显示桌面界面。

将自定义字段值复制到培训任务

默认情况下，创建时 Vault 将部门和预计时间字段值从培训要求记录复制到培训任务记录。您可以配置附加自定义字段值，并以相同的方式复制这些值。这对于在培训任务记录上推动自定义共享或匹配规则很有用。该功能支持需要将任务分配给特定用户的其他培训类型。

例如，某种类型的培训需要质量管理者批准培训任务类型。质量管理者可以具体说明培训要求。创建培训任务后，Vault 会将质量管理者复制到培训任务记录，并将批准的工作流任务分配给质量管理者。

字段必须满足以下条件才能将其值从培训要求记录复制到培训任务对象。

  • 字段名称和类型必须完全匹配。
  • 培训要求上的字段必须与适当的培训任务对象类型相关联。
  • 如果字段类型为对象，则两个自定义字段必须具有相同的对象引用。
  • 如果字段类型为选项列表，则两个自定义字段可以具有相同的选项列表引用或相匹配的选项列表值名称。
  • 如果字段类型为编号，培训要求和培训任务之间的最小值或最大值必须匹配。如果不满足此条件，更新培训任务作业不会创建适用的培训任务，并会将此错误记录在 QualityOne 培训 作业日志中。
  • 如果字段类型为文本，培训要求和培训任务之间的长度必须匹配。如果不满足此条件，更新培训任务作业不会创建适用的培训任务，并会将此错误记录在 QualityOne 培训 作业日志中。

不受支持的字段类型

Vault 不支持下列字段类型。即使字段符合其他条件，这些字段也会被忽略：

  • 公式
  • 货币
  • 查找

合格生命周期状态

合格生命周期状态是培训对象记录必须处于的状态，以便 Vault 创建和发布培训任务。它们的定义如下：

对象合格生命周期状态已停用生命周期状态
人员active__vinactive__v
学习者角色eligible_state__vretired_state__v、inactive_state__v
课程available_state__vretired_state__v、inactive_state__v
培训要求available_state__vretired_state__v、inactive_state__v

您将需要从人员、 学员角色、 课程和培训要求对象记录上的工作流操作菜单中选择将状态更改为[合格状态]，然后 Vault 才会自动开始创建和发布培训任务。

配置用户权限

除了以下概述的权限外，您还必须确保用户具有访问适当对象和对象字段的相应读取和创建权限：

确保学习者用户权限集包含对学习者主页标签页（默认情况下为我的学习）的查看权限。学习者权限集还必须包含对培训任务对象以及下列对象字段的读取访问权限，以便从学习者主页查看和完成培训任务内容：

  • 学习者
  • 截止日期
  • 培训内容集
  • 直接任务请求
  • 课程部分

有些培训管理功能，例如学习者主页和移动任务，已经有关联的页面。这些组件在管理 > 配置 > 页面中列出。确保学习者用户的权限集拥有对下列页面的查看访问权限：

  • 培训管理学习者主页：“我的学习”页面
  • 培训管理移动：“文档信息”页面
  • 培训管理移动：间隙
  • 培训管理移动：“学习者任务”页面
  • 培训管理移动：“成功”页面