使用 QualityOne Vault，您可以通过消除手动创建、激活和停用 Vault 帐户来高效地管理外部协作者对 Vault 的临时、短期访问。拥有临时访问权限的外部协作者可以使用来自同一个外部许可证池的外部许可证，响应贵组织的请求。您可以向公认的外部联系人处请求回复，与 Vault 中的这些人协作，并以最少甚至不需要管理这些外部协作者的用户帐户配置来完成。
当您请求外部联系人为供应商相关记录提供协作时，Vault 会自动为这些联系人提供外部协作者帐户，并通过发送专用的电子邮件通知邀请他们进行协作。当外部联系人响应分配给他们的所有请求时，协作完成。完成协作之后，Vault 会自动停用外部用户帐户，并释放外部许可证，以供收到协作请求的其他新外部联系人用来进行激活。
对象、字段和节段标签可能与本文中提及的标签不同，具体取决于管理员的配置。
关于外部协作者
对于与供应商相关的记录，您可以在外部协作者字段中分配一个人员，以识别来自外部组织的协作者。外部协作者字段可能仅限于参与该记录的组织内部人员。例如，SCAR 记录上供应商字段中的组织。
联系人列表
如果由管理员配置，则您可定义与组织记录相关的人员，并为外部协作者创建联系人列表。您可以通过填充 Vault 中人员记录上的组织字段来定义联系人列表。
关于用户帐户配置自动化
当您（通过在外部协作者字段中选择要为其分配供应商相关记录的人员来）识别人员时，Vault 会在管理员配置的生命周期内的特定生命周期状态下，自动从您的 Vault 激活或停用这些用户（人员）。开始协作后，Vault 可自动检测请求的外部协作者字段中确定的人员是否在您的 Vault 中拥有用户帐户，并且：
- 如果此人员没有用户帐户，Vault 会创建一个外部用户许可用户。
- 如果此人员已经拥有用户帐户，Vault 会重新激活 Vault 中的现有用户，并允许此人员根据记录的外部协作者字段中分配的人员访问所分配的供应商相关记录。
当您的 Vault 中的协作完成时，Vault 会通过管理员配置的入口操作或者在您移除或替换外部协作者字段中的人员时自动停用此用户帐户。
如何替换外部协作者
如果外部协作者在从外部协作者字段中被删除后变为非激活状态，则您可以手动将协作者替换为另一个符合外部协作者字段限制的人员。根据管理员的配置，您还可以在适当的生命周期状态下使用创建和激活外部协作者用户操作来替换外部协作者；这可确保您的 Vault 触发用户帐户配置自动化。