QualityOne ユーザは Vault の外部で特定のコンテンツのコピーを追跡したり、特殊な用途のために特定のオーバーレイを使用してコピーを準備する方法を必要とすることが少なくありません。拡張可能な管理版機能により、QualityOne Vault は特殊なオブジェクトおよびフィールドを提供してこのビジネスプロセスを支援し、管理版のダウンロードと配布をサポートします。
ダウンロードの際に、Vault は各管理版に固有識別番号を割り当てて管理版トレースオブジェクトレコードを作成し、Vault 外部におけるこれらの管理版のステータスをユーザが追跡できるようにします。これらのオブジェクトレコードの専用ライフサイクルを使用すると、組織のニーズに合わせて管理版の配布と照合を管理することができます。管理版がダウンロードされる際に、ユーザが特別なオーバーレイを設定して適用したり、コンテンツに署名ページを添付することを選択する場合もあります。ドキュメントのライフサイクル状態によっては、臨床検査機関参照コピーの要求や施設掲載コピーの要求といった管理版アクションが 1 つまたは複数ある場合も、一つもない場合もあります。
Note: この記事で説明される機能は、オブジェクトベースの拡張可能な管理版について言及しています。Vault で拡張可能な管理版を使用するかどうかを決定するには、管理者 > 設定 > オブジェクトに進んで管理版ユーザ入力と管理版トレースオブジェクトを探します。これらのオブジェクトが表示されない場合、Vault はレガシー管理版を使用します。
拡張可能な管理版のダウンロードについて
管理版のダウンロードユーザアクションを選択した場合、Vault はダイアログで管理版ユーザ入力オブジェクトのレコードの作成ページを開きます。設定したフィールドにユーザがデータを入力します。管理版のダウンロードのリクエストが完了すると、Vault は ZIP ファイル内に適切なドキュメントを生成し、要求したユーザにファイルのダウンロードリンクを記載した通知を送信します。
さらに、Vault は管理版ユーザ入力レコードを処理し、すべてのシステム管理フィールドに入力し、要求された各ドキュメントコピーの関連付けられている管理版トレースレコードを自動的に作成し、管理版ユーザ入力レコードのすべてのユーザ入力フィールドから管理版トレースレコードの同じフィールドにデータをコピーします。ドキュメントが正常にダウンロードされると、Vault は管理版トレースレコードの Vault からリリース済みフィールドチェックボックスを自動的に設定します。管理版のダウンロード中にエラーが発生した場合、Vault はこの設定を行いません。次に管理版トレースレコードを使用して管理版データの表示、報告、および照合を行うことができます。
拡張可能な管理版のオブジェクト
QualityOne は、拡張可能な管理版をサポートするために、以下のオブジェクトを使用します:
- 管理版ユーザ入力 (
controlled_copy_user_input__v
): 管理版のダウンロードを要求したユーザから情報をこのオブジェクト取得します。組織はフィールドを追加、編集、または削除して収集するデータをカスタマイズすることができます。ユーザが管理版ユーザアクションを選択すると、Vault はこれらのオブジェクトレコードを作成ユーザ、管理版トレースレコードを生成する処理を実行して、ユーザが要求したコンテンツをダウンロードします。このオブジェクトは標準フィールドとカスタムフィールドの両方によりオブジェクトタイプをサポートします。ユーザはオブジェクトページレイアウトを調整してすべての関連フィールドをデータ取得に含めることができます。 - 管理版トレース (
controlled_copy_trace__v
): このオブジェクトには、Vault に生成されたすべての管理版ファイルのトレースレコードが格納されます。管理版トレースは標準フィールドとカスタムフィールドの両方によりオブジェクトタイプをポートします。ユーザが管理版の要求を完了すると、Vault は各レコードを作成して多数のフィールドを自動入力します。ユーザは手動で管理版トレースレコードを作成または削除することはできません。ユーザが管理版をダウンロードした場合にのみ、Vault がこれらを作成することができます。
拡張可能な管理版の有効化
拡張可能な管理版を有効にするには、カスタマーサクセスマネージャにお問い合わせください。従来の管理版を使用している場合、拡張可能な管理版を有効にすると、ドキュメントベースのすべてのレガシー管理版機能が効率的に置き換えられ、配布レポートを除くすべての既存の管理版アクションおよび設定が無効になります。レポートは、拡張可能な管理版に移行する際にレガシー管理版の照合を終了することができますが、新しいレガシー管理版を生成したり、配布レポートに新しいエントリを追加することはできなくなります。
重要: 拡張可能な管理版を有効化すると、無効化することはできません。
レガシーからの拡張可能な管理版の移行
従来の管理版が使用されていて、拡張可能な管理版に移行する場合、QualityOne の機能を有効にする前に、カスタマーサクセスマネージャーに連絡して、従来の管理版設定から新しい拡張可能な管理版モデルに移行するための最善の方法についてご相談ください。
設定の概要
注: カスタマーサクセスマネージャーと連携して拡張可能な管理版を設定することを強くお勧めします。
拡張可能な管理版の初期設定、または従来の管理版の設定からの移行にカスタマーサクセスマネージャーとの連携を選択されない場合、次の手順を完了する必要があります。
- 必要な管理版のすべてのタイプの管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトに同一オブジェクトタイプを設定します。
- 各管理版ユーザ入力と管理版トレースオブジェクトタイプにオブジェクトページレイアウトを設定します。ページレイアウトは管理版トレースおよび管理版ユーザ入力オブジェクト全体に一致する必要はありません。
- Vault がダウンロードした管理版の管理と追跡ができるように、管理版トレースのライフサイクルを設定します。
- 管理版トレースオブジェクトフィールドにアトミックセキュリティを設定して、ユーザが重要なフィールドを誤って更新しないようにします。Vault は自動的に管理版トレースオブジェクトのフィールドにセキュリティを適用しません。
- 該当する場合、レガシー管理版をサポートするドキュメントライフサイクル状態ユーザアクションを更新して管理版のダウンロードアクションが使用されるようにします。
- 該当する場合、レガシー管理版をサポートするオーバーレイを更新して新しい拡張可能な管理版トークンが参照されるようにします。
- 該当する場合、レガシー管理版をサポートする権限セットを更新して適切なユーザに管理版ユーザ入力オブジェクトタイプの作成権限と管理版トレースオブジェクトタイプの参照権限を付与します。
- 任意の作業: カスタムタブを作成し、ユーザが簡単に管理版にアクセスできるようにします。
- ユーザ権限を設定する.
管理版オブジェクトおよびオブジェクトタイプの設定
管理版をダウンロードするには、管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトに一致するオブジェクトタイプを設定する必要があります。2 つのオブジェクトタイプには同一のラベル、複数ラベル、および名前 (パブリックキー) が必要です。Vault で必要になる様々なタイプの管理版に複数のオブジェクトタイプを作成することができます。
これらのオブジェクトタイプを設定する際にユーザが選択または作成したフィールドにより、管理版をダウンロードしたときにユーザが入力するフィールドが定義されます。例えば、各オブジェクトにフィールドを作成して理由/妥当性、要求目的、および対象者詳細などの詳細情報を取得することをお勧めします。
注: オブジェクトタイプ名前 (パブリックキー) が 管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトと同じでない場合、ドキュメントのすべてのアクションメニューに設定されている管理版のダウンロードユーザアクションは表示されません。
管理版オブジェクトフィールドについて
管理版がダウンロードされたときに Vault がデータを取得して管理版トレースレコードのフィールドに正しく入力するためには、管理版ユーザ入力と管理版トレースの両方のオブジェクトタイプに同じフィールドを作成する必要があります。管理版トレースオブジェクトタイプには管理版ユーザ入力オブジェクトタイプにないフィールドを含めることができますが、ユーザがそれらを入力することはできません。
フィールド設定が管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクト全体で一致しない場合、管理版がダウンロードされたときに Vault が管理版トレースレコードを作成することができません。一般的なエラーには以下のものがあります:
- 管理版トレースオブジェクトで必須のフィールドが存在しない、または管理版ユーザ入力オブジェクトで必須になっていない。
- 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応するフィールドのフィールドタイプが異なる。
- 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応するテキストフィールドの最大長が同じでない。
- 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応する数字フィールドの最小値および最大値が同じでない。
- 管理版トレースと管理版ユーザ入力オブジェクトの対応するフィールドに設定されている動的参照制限が異なる。
たとえば、管理版ユーザ入力オブジェクトタイプでは使用目的フィールドが必須になっているにもかかわらず、管理版トレースオブジェクトタイプでは任意になっている場合です。Vault は自動的にフィールド値を管理版トレースオブジェクトにコピーします。ただし、使用目的フィールドが管理版ユーザ入力オブジェクトタイプでは任意、管理版トレースオブジェクトタイプでは必須になっている場合、管理版をダウンロードしたユーザが使用目的フィールドにデータを入力しないことが可能になり、Vault は関連付けられた管理版トレースレコードを作成できません。
管理版ユーザ入力オブジェクトの必須フィールド
すべての管理版ユーザ入力オブジェクトタイプには Vault ドキュメント (vault_document__v
) フィールドを追加する必要があります。ユーザが一括アクションにより複数のドキュメントから管理版を要求したときにエラーが発生する可能性があるため、このフィールドを管理版ユーザ入力オブジェクトページレイアウトに追加しないでください。
管理版トレースオブジェクトの必須フィールド
以下のフィールドはすべての管理版トレースオブジェクトタイプで追加する必要がありますが、これらのフィールドを管理版トレースオブジェクトページレイアウトに追加することは推奨されません:
- 自動採番接頭辞 (
autonumber_prefix__v
) - 自動採番接頭辞パターン (
autonumber_prefix_pattern__v
) - 移行済み (
migrated__v
) - Vault ドキュメント (
vault_document__v
)
オブジェクトページレイアウト
管理版ユーザ入力および管理版トレースオブジェクトタイプを設定すると、各タイプのオブジェクトページレイアウトを設定して管理版をダウンロードしたときに管理版ユーザ入力ダイアログに表示されてユーザが入力するフィールドと管理版トレースオブジェクトレコード詳細ページのフィールドを定義することができます。
管理版トレースのライフサイクル
このライフサイクルは管理版トレースオブジェクトに関連付けられており、Vault から削除されたドキュメントを表す管理版トレースレコードを組織が管理することができます。管理版トレースライフサイクルにはデフォルトで以下の状態が含まれます:
- 有効に使用中: この管理版は現在 Vault の外部にあります。
- リコール中: この管理版は現在 Vault の外部で使用中ですが、使用中止のリコールが存在します。
- リコール確認: この管理版は Vault の外部で使用対象外になっています。
管理者はこれらの状態を更新するか、アトミックセキュリティを設定するか、様々なオブジェクトライフサイクルおよびワークフローアクション (自動リコールなど) を使用して、Vault の外部で組織がコンテンツをどのように対応するかを表す強化されたプロセスを作成することができます。
拡張可能な管理版のアトミックセキュリティの設定
管理版トレースオブジェクトの目的は、Vault を離れた後の管理版を追跡する確かな記録にすることです。ユーザは Vault を離れたコンテンツを表すすべてのフィールドにアトミックセキュリティを設定する責任を負います。以下の一般ガイドラインに従ってすべてのフィールドにアトミックセキュリティを適用することが推奨されます:
- Vault が管理版ユーザ入力レコードから管理版トレースレコードにフィールドをコピーする場合、そのフィールドのアトミックセキュリティは管理版トレースライフサイクルのすべての状態のすべてのロールに対して読み取り専用に設定する必要があります。
- フィールドが管理版トレースオブジェクトに固有で、Vault の照合プロセスまたはその他のカスタムプロセス中に取得された情報を表す場合、組織のニーズに基づいてユーザの裁量でアトミックセキュリティを適用することができます。
管理版のダウンロードアクションの設定
管理版をダウンロードできるようにするには、該当するドキュメントライフサイクル状態にユーザアクションを設定する必要があります。拡張可能な管理版のユーザアクションタイプは管理版のダウンロードです。いくつかのフィールドを設定に使用することができます:
- 管理版タイプ: 要求されている管理版のオブジェクトタイプを示します。一致する管理版トレースオブジェクトタイプがない管理版ユーザ入力オブジェクトタイプはドロップダウンに表示されません。
- 自動採番接頭辞: Vault が選択されたタイプの管理版トレースレコードの自動採番に使用するトークンパターンを示します。Vault にはデフォルトのパターンが含まれていますが、独自のパターンを作成することもできます。
- オーバーレイ: 管理版がダウンロードされたときに Vault がコンテンツに適用するオーバーレイテンプレートを示します。これを選択すると、ライフサイクル状態ベースのオーバーレイ選択が上書きされます。1 つのオーバーレイを選択することをが推奨されます。ただし、最大 5 つのテンプレートを選択することが可能で、Vault はこれらを一緒に適用します。
- 署名ページを含む: 管理版がダウンロードされたときに Vault がコンテンツに署名ページを含めるかどうかを指定します。署名ページが存在しない場合、Vault は特定のドキュメントにこれを適用します。選択されていない場合、署名が適用されるか否かにかかわらず、管理版コピーでは署名ページが省略されます。
新しい管理版アクションを設定する場合、ライフサイクル状態セキュリティ設定が適切なドキュメントライフサイクルロールのユーザに管理版の配布権限を付与することを必ず確認してください。たとえば、その状態のセキュリティ設定が少なくとも 1 つのドキュメントライフサイクルロールに適切な権限を付与しなかった場合、承認済ドキュメントライフサイクル状態の管理版のダウンロードアクションにアクセスできるユーザが存在しなくなります。"
自動採番接頭辞
Vault は自動採番接頭辞を管理版トレースレコードに適用します。構文 ${VCC__fieldname__v}
を使用する管理版ユーザ入力オブジェクトのフィールドを参照する自動採番接頭辞にトークンを含めることができます。例えば、トークン ${VCC__name__v}
は管理版ユーザ入力レコードの名前を参照します。Vault は拡張可能な管理版が有効化されている Vault で以下のレガシー管理版トークンもサポートします:
- ${docNumber}: ドキュメント番号
- ${docMajor}: ドキュメントのメジャーバージョン番号
- ${docMinor}: ドキュメントのマイナーバージョン番号
デフォルト管理版自動採番接頭辞番号形式の「CC」を、メニューラベルに対応する値に差し替えることを推奨します。例えば、施設掲載コピーの要求メニューラベルでは、FPC-${docNumber}-${docMajor}-${docMinor} とします。二つの別々のユーザアクションに、例えば CC-{####} 等の同じ番号形式を使用すると、番号値を共有することになるので、まったく同じコピー番号で二つの管理版コピーを作成することはできません。
オーバーレイの設定
拡張可能な管理版を使用すると、オーバーレイテンプレートで管理版トレースオブジェクトフィールドを参照するトークンを含めることができます。
Note: Vault のレガシー管理版の設定を拡張可能な管理版に移行する場合、標準オーバーレイテンプレートまたはオーバーレイテンプレートオーバーライドのレガシー管理版フィールド値を参照するすべてのトークンを手動で更新する必要があります。拡張可能な管理版トークンには「VCC」の後ろに 2 本のアンダースコアを含める必要があります。
標準オーバーレイテンプレート
オーバーレイテンプレート上書きでは、Vault が管理版トレースオブジェクト参照フィールドでトークン構文 ${VCC__fieldname__v}
をサポートします。例えば、レコード名を参照するトークンは ${VCC__name__v}
となります。
ステータスなどのシステムフィールドやロングテキストフィールドの例外を使用してすべての管理版トレースオブジェクトフィールドをトークンとして選択することができます。オーバーレイテンプレートを保存すると、Vault でトークンのバリデーションが実行されます。
高度なオーバーレイ上書き
オーバーレイテンプレート上書きとして使用する XFA PDF ファイルを作成する際に、管理版トレースオブジェクトを参照するトークンを含めることができます。Vault のフィールドタイプに関係なく、「テキストフィールド」タイプを使って Vault フィールドを XFA PDF に追加する必要があります。
例えば、管理版トレースオブジェクトを参照するトークンの構文は VCC__fieldname__v
になります。XFA PDF ファイルのレコード名を参照するには、トークンに VCC__name__v
を含めます。
すべての管理版トレースオブジェクトフィールドはロングテキストフィールドの例外を使用してトークンとしてサポートされます。Vault はアップロード時に XFA PDF ファイルのバリデーションを実行します。
カスタムタブの構成
ユーザが簡単にアクセスしてレコードを作成し、管理版のダウンロードを要求できるように、管理版ユーザ入力オブジェクトのカスタムタブを設定することができます。
ユーザ権限の設定
以下に説明する権限に加えて、適切なオブジェクトとオブジェクトフィールドにアクセスするための適切な参照と作成の権限がユーザに付与されていることを確認する必要があります:
- 管理版ユーザ入力オブジェクトの場合: 参照および作成権限。
- 管理版トレースオブジェクトの場合: 参照権限。
- ドキュメントロールの場合、ユーザがドキュメントのすべてのアクションメニューからユーザアクションにアクセスして管理版をダウンロードできるように、管理版の配布権限を付与します。この権限は、管理版の一括ダウンロード権限も制御します。
関連権限
標準システム管理者または Vault 所有者のセキュリティプロファイルで、本書に記載されたすべての手順を完了することができます。お使いの Vault がカスタムセキュリティプロファイルを使用している場合、プロファイルに以下の権限が付与されている必要があります:
タイプ | 権限 | 制御 |
セキュリティプロファイル | 管理者: コンテンツ設定: ドキュメントライフサイクル: 編集 | ドキュメントライフサイクルおよびドキュメントライフサイクル状態の管理版のダウンロードユーザアクションを設定して、ライフサイクル状態にオーバーレイテンプレートを関連付ける権限。 |
セキュリティプロファイル | 管理者: 設定: オブジェクト: 管理されるコピーユーザ入力 (すべてのオブジェクトタイプ): 参照、編集、作成 | 管理されるコピーユーザ入力 レコードを変更する権限。 |
セキュリティプロファイル | 管理者: 設定: オブジェクト: 管理されるコピートレース (すべてのオブジェクトタイプ): 参照、編集、作成 | 管理されるコピートレース レコードの変更権限。 |