第三者教育訓練機能を使用して、学習者の代わりに教育訓練割り当ての完了クレジットを付与するための適切なアクセス権限をユーザに有効化します。これにより、Vault へのアクセス権限を持たない学習者が Vault ドキュメントの教育訓練割り当てを完了することができます。例えば、一部の組織では、ユーザが受託業者、外部従業員、臨時従業員であるか、または主たる組織に属していない場合があります。
第三者教育訓練を使用して、ユーザ数を参照せずに教育訓練管理で機能するパーソンレコードを作成できます。教育訓練管理自動化は引き続き教育訓練割り当てをパーソン発行しますが、ワークフロータスクは割り当てません。教育訓練が実施された後で、教育訓練管理者は第三者教育訓練リクエストレコードを作成し、完了クレジットが付与される教育訓練割り当てを選択します。
管理者の設定に応じて、オブジェクト、フィールドおよびセクションのラベルが本文で説明されたラベルとは異なる表示となる場合があります。
ユーザ以外のパーソンレコードの作成
Vault のユーザアカウントを持たない学習者の場合、ユーザは第三者教育訓練を使用して、これらの学習者が教育訓練自動化経由で正しい教育訓練割り当てを受領し、かつ教育訓練の完了が適切に追跡されるようにします。
Vault のパーソンレコードに Vault アクセス権限のない学習者を追加するには:
- 管理者 > 企業管理者 > パーソンと進むか、パーソンカスタムオブジェクトタブに移動します。
- 作成をクリックします。
- パーソンは Vault ユーザではないチェックボックスを選択します。
- 必須の詳細を入力します。パーソンが Vault ユーザではありませんチェックボックスを選択すると、パーソンレコードを保存する際にユーザフィールドが要求されなくなります。
- 保存をクリックします。
- 通常通り学習者ロールをパーソンレコードに追加します。教育訓練管理自動化はこれまでと同様教育訓練割り当てをパーソンに発行しますが、教育訓練ワークフローは開始しません。
注: 教育訓練の適格性を適格に設定し、パーソンが Vault ユーザではありませんチェックボックスが選択され、パーソンレコードにユーザ参照がある場合、パーソンが Vault ユーザではありませんチェックボックスの選択は自動的に解除されます。
ユーザ以外のパーソンの教育訓練割り当てのトラッキング
ユーザアカウントがない学習者に作成された教育訓練割り当てにはワークフローが含まれていないため、期限切れ教育訓練への自動システムメッセージはありません。このため、教育訓練管理者は、このような学習者の未完了の教育訓練割り当てを監視する必要があります。標準レポートに加えて、教育訓練管理者は、発行時にパーソンレコードから教育訓練割り当てにコピーされる教育訓練割り当てレコードのパーソンが Vault ユーザではありません値を使用できます。
第三者教育訓練割り当ての完了
ユーザ以外の学習者が必須教育訓練を完了したら、教育訓練管理者は第三者教育訓練リクエストを使用して教育訓練管理で学習者にクレジットを付与することができます。第三者教育訓練を使用して、教育訓練要件またはカリキュラムのクレジットを付与できます。
非ユーザ学習者が教育訓練割り当てを完了するには:
- 管理者 > 企業管理者またはカスタムオブジェクトタブに移動し、該当する教育訓練要件またはカリキュラムをクリックします。
- 第三者教育訓練リクエストセクションで、作成をクリックします。
- 必要に応じて、第三者教育訓練カリキュラムのリクエストまたは第三者教育訓練要件のリクエストのいずれかを、ドロップダウンメニューから選択します。
- 必須の詳細を入力します。
- 保存をクリックします。
- 結果の第三者教育訓練リクエストレコードの教育訓練割り当て関連のレコードセクションで、追加をクリックします。
- 検索: 教育訓練割り当てダイアログで、該当する教育訓練割り当てを探して選択します。検索結果を絞り込むために、フィルターを追加または削除できます。
- 保存をクリックします。
- 必要に応じて、第三者教育訓練リクエストレコード内の該当する教育訓練割り当ての追加を続行します。
- すべての該当する教育訓練割り当てを追加したら、第三者教育訓練リクエストレコードの状態を変更するユーザアクションを使用して、その状態を第三者教育訓練ジョブ（例: 「処理の準備完了」）を開始するために管理者が設定した状態に変更します。
第三者教育訓練リクエストプロセスを完了すると、リンクされた教育訓練割り当てが完了状態に移行し、教育訓練割り当ての完了ソース選択リストフィールドに第三者教育訓練が入力されます。未完了のクイズ（TA チェックリストオブジェクト）または E-ラーニングコンテンツ（教育訓練コンテンツステータスオブジェクト）レコードは、キャンセル済み状態に移動します。
学習者が、第三者教育訓練によって完了された教育訓練割り当てを表示すると、Vault はタスクページの代わりにレコード詳細ページを表示します。
制限
第三者教育訓練には以下の制限が適用されます。
- デフォルトでは、学習者が 1 つの第三者教育訓練リクエストで受け取ることができる完了クレジットの最大数は 100 です。この最大数を変更する必要がある場合はサポートにお問合せください。
- 学習者 (パーソンレコード) がユーザを参照していないものの、後でユーザ参照を追加した場合、学習者が第三者教育訓練からすでに完了している場合には教育訓練管理は教育訓練を割り当てません。教育訓練管理は、そのような学習者にオープン教育訓練割り当てのワークフローを開始することもありません。ユーザ参照が追加された時点で割り当てられるすべての教育訓練は、第三者教育訓練リクエスト経由で完了する必要があります。