チームでの作業 (QualityOne)

QualityOne Vaults では、Vault 内の特定のプロセスの完了を担当する個々のユーザの構造化されたチームを管理できます。チームを使用することで、変更管理、監査、是正措置、予防措置など、品質イベントに関連するプロセスを管理できます。

チームが設定されているオブジェクトまたはオブジェクトタイプから新しいレコードを作成する時、そのレコードのチームで定義されている特定のチームロールにユーザを割り当てることができます。例えば、監査レコードの「主任監査人」または「承認者」として誰かを割り当てるとします。ロールラベルの上にマウスを移動すると追加情報が表示されます (追加情報がある場合)。

管理者の設定に応じて、オブジェクト、フィールドおよびセクションのラベルが本文で説明されたラベルとは異なる表示となる場合があります。

ロールの制限について

管理者は各チームロールを設定して選択可能なチームメンバーを制限することで、カスタムまたは一致する共有ルールを使用して、そのジョブに適切なチームメンバーを確実に割り当てることができます。

ユーザをチームに割り当てる

設定されたチームがあるオブジェクトレコードのチームロールにユーザを割り当てることができます。例えば、監査レコードが作成された場合、監査チームにユーザを割り当てることで、監査レコードに監査チームをペアリングできます。

ロールメンバーシップに制約がない限り、チームのメンバーを追加、削除、または変更することができます。チームの設定に応じて、ロールのメンバーシップを排他的にするこものできるため、そのロールのユーザは同じオブジェクトレコードの別のロールに割り当てることができません。

Vault はこれらのチームロールを共有設定ロールにマッピングします。管理者の設定に応じて、チームロールのメンバーシップはユーザチームロールメンバーシップをプロセスの関連レコードにも付与します。例えば、監査レコードが作成されると、Vault は新規監査レコードの同じチームメンバーをデフォルト値に設定しようとする場合があります。

チームロールにユーザを割り当てるには:

1. チームが設定されているオブジェクトレコードに進みます。
2. チームセクションで、チームの管理をクリックします。
3. レコードの詳細ページの指定されたチームロールにユーザを割り当てます。
4. 保存をクリックします。

管理者の設定によっては、ソースレコードからチームロールの設定を継承した関連レコードで、割り当てられたチームメンバーが変更されることがあります。

継承したチームメンバーの復元

関連レコードで継承されたチームロールのメンバーを追加、削除、または変更した場合、復元をクリックしてからそのチームを保存することで保存し、継承されたチームメンバーの復元を試みることができます。例えば、「承認者」ロールのチームメンバーを追加または削除してから、復元をクリックして監査から継承された現在の「承認者」チームメンバーと置き換えることができます。

チームの完了

すべてのチームメンバーに適切な役割を与え終えたら、チームの割り当てが完了します。管理者の設定によって、Vaultはレコードを定義された状態に移動させることができます。

Vault がオブジェクトワークフローの自動開始を使用している場合、チームを完成させると指定されたプロセスのワークフローが開始され、関連するタスクがチームメンバーに割り当てられます。

無効なチームメンバーについて

チームを編集する権限がある場合は、無効なチームメンバーがチームにいることが Vault によって示されます。このレコードのチーム割り当てを変更したり、すべてのロールチームの有効性を検証するエントリ条件を適用する状態に移行する前に、無効なチームメンバーに対して是正措置を講じる必要があります。

チームは、以下の場合に無効となります：

• チームロールの割り当てられたユーザが無効になった場合。
• 独占的チームロールに割り当てられたユーザは別のロールにも割り当てられます。この現象は、管理者がロールを「排他的」に設定した後、そのユーザが同じレコードで複数のロールに割り当てられた場合に発生する可能性があります。
• ユーザがそのチームメンバーリストに含まれているが、リンクされた共有設定を制限するロールには含まれていない。例えば、Vaultが共有ルールやマッチングルールを使用して制約となるライフサイクルロールを入力する場合、チームロールが割り当てられていても、そのロールのメンバーシップを定義するフィールドの 1 つが変更されます。
• ユーザがリンクされたライフサイクルのロールを果たしているが、チームのメンバーリストには含まれていない。この問題は、ワークフローの参加者の割り当てが共有設定のロールに直接入力されるようにVaultが設定されている場合に発生する可能性があります。管理者にお問い合わせください。
• 管理者が、チームロールのリンク共有設定ロールで、あらゆるタイプの共有ルールまたは一致ルールを設定しようとした。管理者にお問い合わせください。
• チームロールに、最低限必要な数の割り当てがない。

無効なチームメンバーの管理

チームを編集する適切な権限がある場合、チーム管理をクリックして無効なチームメンバーの管理ダイアログを開くことで、無効なチームメンバーに対して是正措置を講じることができます。

ダイアログに表示されるチームロールの割り当てごとに、以下のアクションを選択して実行できます：

• 置き換え: ユーザが無効である、ロールが排他的に構成されている、またはユーザのロール割り当てがチームのロール定義における制約ロールの選択肢と競合するなどの理由で割り当てが無効である場合、このアクションを選択します。置き換え選択で、他のユーザを選ぶことを確認します。無効なチームメンバーの代わりになる適格なユーザがいない場合、削除アクションを選択することを検討してください。この方法で再割り当てすると、無効なメンバーに割り当てられていた未解決のタスクは保持され、同じタスクが新しいメンバーに再割り当てされます。
• 削除: チームメンバーが無効であり、無効なチームメンバーを置き換える資格のあるユーザがいない場合、このアクションを選択します。この無効なメンバーに割り当てられている未解決のタスクも削除されます。

チームロールからのユーザの削除

チームロールからユーザを削除すると、Vault はチームロールに関連付けられている共有設定ロールからもユーザを削除します。参加者グループ内でユーザが複数の関連ロールを持つ場合、すべてのチームメンバーシップからユーザが削除されるまで Vault はそのユーザを参加者グループから削除しません。管理者の設定によっては、チームロールからユーザを削除すると、このレコードからチームロール設定を継承するすべての関連レコードにカスケードされます。

ユーザを削除するには、チームセクションに進み、チームの管理をクリックします。削除する必要があるユーザ横の X をクリックします。

タスクの取り消し

チームロールからユーザを削除したときにそのロールに対してユーザに割り当てられたタスクがあった場合、ユーザに適切なアクセス権限がなくなるため、Vault はタスクを取り消します。

チームのメンバーシップの同一の編集中にユーザを別のユーザと置き換えた場合、新規ユーザがチームロールに割り当てられているタスクを受け取るまでワークフローを続行できません。

チームに関するレポート作成

チームとチームメンバーについてレポート作成をして、簡単に範囲と効率を評価することができます。そのために、アプリケーションロールレポートタイプのレポートを作成します。