QualityOne Vaults を使用すると、監査プログラムを作成することで指定された範囲で任意の期間に監査を決定し、実施することができます。監査プログラムオブジェクトを使用して、監査プランナーは監査プログラムを開始、計画、および承認し、設定された期間に実行することができます。監査プログラムレコードが特定の状態に入ると、Vault は、監査プログラムの提案された監査レコードデータに基づいて、自動的に監査オブジェクトレコードを作成します。次にユーザは、監査プログラムレコードで (監査レコードがライフサイクルを移動する間) 監査および関連する提案された監査の実施、更新、追跡を行うことができます。
設定の概要
Vault で監査プログラムプランニングを十分活用するには、以下の設定手順を完了してください:
- 監査および提案された監査オブジェクトを設定する
- 監査プログラムおよび提案された監査オブジェクトのページレイアウトを設定する
- 監査レコードの作成エントリアクションを提案された監査オブジェクトライフサイクルに設定する
- 監査オブジェクトライフサイクルの関連レコードの状態の変更エントリアクションを追加し、提案された監査の実施をトラッキングする
- 監査プログラムおよび提案された監査のワークフローを作成する
- チームを提案された監査に設定します
監査プログラムプランニングオブジェクトの設定
以下のオブジェクト設定変更を監査および提案された監査オブジェクトで実行します。
監査および提案された監査フィールド
Vault がソースの提案された監査レコードを監査レコードに転送するには、同一フィールド名の提案された監査オブジェクトにフィールドを追加する必要があります。オブジェクトタイプ名は完全に一致する必要もあります。例えば、エグゼクティブサマリー (executive_summary__c
) フィールド値を転送するには、両方のオブジェクトに同一の名前値 (executive_summary__c
) が存在する必要があります。
監査オブジェクトの関連監査プログラムおよび関連する提案された監査フィールドが、使用したいすべての監査オブジェクトタイプで有効化されていることを確認します。
監査および提案された監査オブジェクトフィールド
プロセスに、外部監査および内部監査に加えてカスタムオブジェクトタイプが含まれている場合、これらのオブジェクトタイプを監査および提案された監査オブジェクトに設定する必要があります。オブジェクトタイプの名前は、監査および提案された監査オブジェクトタイプと完全に一致する必要があります。
監査プログラムプランニングオブジェクトのページレイアウトの設定
以下のオブジェクトにオブジェクトのページレイアウトを追加することが推奨されます:
- 監査プログラムオブジェクトの場合、以下を行います:
- 関連する予定外の監査オブジェクトに関連オブジェクトレコードセクションを、提案された監査オブジェクトに関連オブジェクトレコードセクションを含めます。
- 提案された監査オブジェクトの場合、以下を行います:
- 関連監査オブジェクトに関連オブジェクトレコードセクションを含めます。
監査レコードの作成アクションの設定
監査レコード作成をトリガーし、監査レコードの作成エントリアクションを追加するのに必要な、提案された監査オブジェクトライフサイクル状態を決定します。オプションのフィールドマッピング選択ボックスは、被監査者、開始予定日、および終了予定日の標準フィールドを、作成された監査レコードの対応するフィールドにマッピングすることができます。ドロップダウンは、適切なフィールドタイプ (組織または日付など) を持つフィールドのみを表示します。ドロップダウンを空白のままにすると、それらのフィールドのデータは提案された監査レコードから監査レコードに転送されません。
監査プログラムプランニングオブジェクトライフサイクルの設定
監査プログラムおよび監査オブジェクトライフサイクルの関連レコードの状態の変更エントリアクションを使用すると、提案された監査レコードがライフサイクルを移動するようにすることができます。
- 「実行中」の監査プログラムオブジェクトライフサイクル状態の関連レコードの状態の変更エントリアクションを監査レコードの作成エントリアクションのトリガー状態に追加して、関連する提案された監査の状態を変更します。
- 監査オブジェクトライフサイクルの関連レコードの状態の変更エントリアクションを追加して関連する提案された監査の状態を変更して、提案された監査レコードが関連する監査と並行してライフサイクルに移動するようにします。
監査プログラムプランニングワークフローの作成
監査プログラムプランニングプロセスの一部にレビューおよび承認ワークフローを含めたい場合、プロセスごとに 1 つのワークフローを作成・設定する必要があります。
さらに、提案された監査レコードのレビューおよび承認プロセスを管理したい場合、個別のワークフローを設定することができます。承認後の監査プログラムに追加の提案された監査を含めたい場合に便利です。提案された監査で個別のレビューおよび承認プロセスを管理したくない場合は、監査プログラムレコード詳細ページから予定外の監査レコードを作成することができます。
チームを提案された監査に設定する
ロールはカスタムユーザフィールドを作成して定義することができますが、ロール割り当てを定義するには QualityOne チームを設定してください。これにより、Vault は、提案された監査から監査を作成する際に、チームロールに対応する定義済みユーザを生成することができます。
関連権限
標準システム管理者または Vault 所有者のセキュリティプロファイルで、本書に記載されたすべての手順を完了することができます。お使いの Vault がカスタムセキュリティプロファイルを使用している場合、プロファイルに以下の権限が付与されている必要があります:
タイプ | 権限 | 制御 |
セキュリティプロファイル | 管理者:オブジェクト: 監査プログラム: 参照、作成、編集 | 監査プログラムに変更を行う権限. |
セキュリティプロファイル | 管理者:オブジェクト: 提案された監査 (すべてのオブジェクトタイプ): 参照、作成、編集 | 提案された監査に変更を行う権限。 |