ドキュメント変更管理または通常のドキュメントリリースプロセスのいずれかで、教育訓練要件のドキュメントが更新されたら、教育訓練要件の関連資料またはクイズを確認し、変更が必要かどうかを判断する必要があります。教育訓練要件が以下のいずれかの場合には教育訓練要件インパクトアセスメントが必要です:
- クラスルーム教育訓練要件または
- 複数のドキュメントを含む、またはクイズを含むドキュメント教育訓練要件、または
- 置き換えルールの影響を受ける教育訓練要件。
教育訓練要件インパクトアセスメントを追加する方法
- 教育訓練要件のインパクトアセスメントレコードの作成エントリアクションを適切なドキュメントライフサイクル状態（ドキュメントばメジャーバージョンに到達し、かつ教育訓練向けの発行にはまだ適格ではない状態）に設定します。
- タスクの割り当て先にアプリケーションロールを選択します。Vault がエントリアクションを実行する前に、このアプリケーションロールに 1 人以上のユーザが有効である必要があります。ドキュメント共有設定または DAC 経由でこのロールにユーザを追加することができます。
教育訓練要件に関連付けられたドキュメントが選択された状態に入ったら、このエントリアクションはアセスメントレコードを作成し、アプリケーションロールのユーザを共有設定に追加します。同じ教育訓練要件の追加ドキュメントが次にこのエントリアクションをトリガーした場合、それらは同じ教育訓練要件インパクトアセスメントレコードに追加されるため、インパクトアセスメント者がアセスメントを実施する際に、該当するすべての変更が提示されます。
教育訓練要件インパクトアセスメントを完了する方法
割り当てられたインパクトアセスメントを完了するには:
- マイタスクビューに進みます。
- 教育訓練要件インパクトアセスメントタスクをクリックします。
- 教育訓練要件インパクトアセスメント詳細オブジェクトレコードの影響を確認します。オブジェクト詳細ページは、組織のニーズに合わせて設定することができますが、比較しやすいように、影響を受けるドキュメントの変更前後のバージョンと、該当する場合は、教育訓練要件の変更前後のクイズ定義を含むセクションがあることがよくあります。処理を行う前に、変更後のセクションにあるドキュメント一式が、更新済み教育訓練要件での使用に適していることを確認します。
- 任意の作業: 影響を受ける教育訓練要件の更新時に新規教育訓練割り当てを発行するように、TR 更新時に教育訓練を再発行しますかのフィールドをはいに設定します。
- 任意の作業:TR 更新のオープン教育訓練をキャンセルしますか？フィールドをはいに設定して、影響を受ける教育訓練要件の更新時に有効な教育訓練要件をキャンセルするようにします。
- 任意の作業: 教育訓練要件にクイズが含まれる場合、現在のクイズデザインフィールドにリンク付けられています。代用クイズが必要な場合は、新規クイズデザインフィールドで選択します。
- 教育訓練要件に影響を及ぼす変更を確認できたら、完了をクリックします。
- 裁定を選択します。裁定のオプションは設定可能ですが、これらの結果タイプを含む可能性があります。
- 完了をクリックします。教育訓練要件インパクトアセスメント詳細オブジェクトレコードは、選択された裁定に関連付けられたライフサイクル状態に移動します。
アセスメントが完了したら、教育訓練ドキュメントはそのライフサイクルの次の状態に移動することができます。Vault は、ドキュメントが教育訓練割り当ての発行エントリアクションが設定された状態に到達したら、教育訓練要件を今すぐ更新裁定タイプのアセスメントに示された変更を教育訓練要件に実装します。これにより、教育訓練要件インパクトアセスメントレコードがその完了状態に移動します。
裁定結果タイプ
裁定のオプションは設定可能ですが、これらの結果タイプを含む可能性があります。
- 教育訓練要件を今すぐ更新: このインパクトアセスメントの完了時に、影響を受ける教育訓練要件を更新することが適切であるということを示します。管理者の設定に応じて、この裁定を選択すると、直ちに関連する教育訓練要件が更新されるか、またはすべてのドキュメントがライフサイクルの適切な状態に入るのを待ってから、関連する教育訓練要件が自動的に更新されます。
- 追加ドキュメントを待つ: インパクトアセスメントを待機状態に移動します。影響を受ける教育訓練要件の別のドキュメントが教育訓練要件インパクトアセスメントレコードの作成エントリアクションをトリガーした場合、Vault はインパクトアセスメントタスクを再発行します。
- 直ちに教育訓練要件を廃止する: レビュー後に、教育訓練要件が使用できない場合に、この裁定を使用して教育訓練要件を廃止します。
- 変更は教育訓練要件に影響を及ぼさない: ドキュメント変更が教育訓練要件に影響を及ぼさないことを示します。この裁定を選択すると、教育訓練要件はそのまま維持され、アセスメントのトリガーとなったドキュメントは更新されません。