ユーザがインスペクションを処理する際、適切な COA インスペクションレコードを作成または選択して、対応する COA ファイルをアップロードすると、Vault が COA ファイルの分析をトリガーします。COA ファイルがサポート言語でアップロードされていることを確認します。分析プロセスではファイルをスキャンして関連データを抽出し、抽出したデータを指定されたインスペクションプランと比較します。あるいは、外部ユーザ (サプライヤーなど) が 関連する COA ファイルを、Vault で設定された管理者定義のメールアドレスに送信できます。Vault は、各ファイルの最初の COA インスペクションレコードの後続の重複レコードである COA インスペクションレコードにファイルをアップロードしてファイルを分析します。Vault の設定によっては、抽出したデータが Vault のローカル言語で表示されることがあります。そして Vault はインスペクションプランの仕様に基づいて COA インスペクションが合格または不合格かを示し、インスペクションサンプルテストの結果を提供します。ユーザは結果を参照して、必要に応じて手動で修正を行うことができます。
管理者の設定に応じて、オブジェクト、フィールドおよびセクションのラベルが本文で説明されたラベルとは異なる表示となる場合があります。
COA ファイルを COA インスペクションレコードにアップロードすると、Vault は自動的に以下を行います。
- ドキュメントにタイプおよびサブタイプフィールドを入力する
- ドキュメントをインスペクションレコードにリンク付けする
インスペクションレコードのサプライヤー名およびサプライヤーの製造施設名フィールドが空白の場合、COA ファイルを分析するよう Vault をトリガーすると、インスペクションレコードの 2 つのフィールドに、ドキュメントからのフィールド値を入力します。入力されたフィールドは、ドキュメントからの値によって上書きされません。
COA 多言語の制限
以下の制限は、Vault の COA 多言語サポートに適用されます。
- 現在、COA ファイルの分析に推奨している言語は、英語、スペイン語、イタリア語、ポルトガル語、フランス語、およびドイツ語のみです。その他の言語は適切に分析が行われないことがあります。
- Vault が COA ファイルを正常に分析し適切なレコードを作成すると、管理者は Vault ロケールでローカライゼーションを表示するため、ローカライズしたデータを作成する必要があります。COA 値を翻訳できる Vault のサポート言語の一覧をご確認ください。
- 以下のフィールドは現在、ローカライゼーションをサポートしています。
- インスペクションサンプルテスト結果オブジェクト: 特性、テスト結果単位、およびテスト結果 (属性データ)
- インスペクションプラン要件オブジェクト: 特性および単位
- 2 言語以上で構成されている COA フェイルは現在サポートされていません。
概要
COA ファイルの一般的な処理には、以下の手順が含まれます。
- COA インスペクションレコードの作成
- COA インスペクションレコードに添付されるか Vault にメール送信されるCOA ファイルの分析
- インスペクションサンプルテスト結果セクションで COA ファイルのテスト結果を確認する
- オプション: COA インスペクションフィールド値をインスペクションサンプルテスト結果に同期
- オプション: COA インスペクションレコードの削除
インスペクションプランと測定値の仕様ルールは、組織の管理者が設定します。
COA インスペクションを作成する方法
COA インスペクションを作成するには:
- インスペクションに進み作成をクリックします。
- インスペクションプランを選択します。
- 任意: 購入注文を選択します。
- 任意: 購入注文明細品目を選択します。
- 以下のいずれかを行います。
- ファイルをアップロードする準備が完了したら、アップロードをクリックし、適切なファイルを選択し、開くをクリックします。
- 現時点でファイルの準備が完了していない場合は、あなたまたは他のユーザはレコード作成後にファイルをアップロードできます。
- 外部ユーザがファイルをアップロードする準備ができている場合、レコード作成後にワークフロータスクを使用してファイルをアップロードできます。
- 任意の作業: COA ドキュメント言語を選択します。このフィールドが空白の場合、Vault は言語検出の実行を試みて、COA インスペクションレコードに COA ファイルの言語を設定します。
- 保存をクリックするか、別の COA を作成する場合は保存 + 作成をクリックします。
メール受信で COA ファイルをアップロードする方法
COA ファイルを COA が添付されていない既存の COA インスペクションレコードにアップロードする必要がある場合は、メール返信で COA ファイルをアップロードできます。レコードで外部コラボレータとして割り当てられた外部ユーザは、ユーザが操作したワークフロータスクの電子メールに返信するか、管理者が設定したエントリアクションによって、COA ファイルをアップロードできます。管理者の設定によっては、メールで COA ファイルを正常にアップロードすると、設定されたエントリアクションの一部として Vault が COA ファイルを分析するようにトリガーされる場合があります。
返信で COA ファイルをメールで送信するには、ワークフロータスクメールの指示に従って COA ファイルを添付してください。返信時、件名に番号記号と COA インスペクションレコード ID を囲む一連のかっこが入力されていることを確認してください。例えば、COA インスペクション レコード ID が「INSP-000001」の場合、件名に #(INSP-000001) が含まれているはずです。件名行の COA インスペクションレコード ID の後にも、購入注文と購入注文明細品目名が表示される場合があります。
複数の有効なファイルをアップロードすると、Vault は最初の COA インスペクションレコード (メールの件名行に定義) に最初の COA ファイルを添付し、レコードのコピーアクションを実行するように Vault をトリガーしてアップロードされた後続の各ファイルに対して、ソースとして最初の COA インスペクションレコードのコピーを作成します。各ファイルは、新しくコピー (シャローコピー) された各レコードに添付されます。管理者の設定によっては、メールで COA ファイルを正常にアップロードすると、最初のレコードと後続レコードに対して設定されたエントリアクションの一部として各 Vault が COA ファイルを分析するようにトリガーされる場合があります。
COA を分析する方法
COA ファイルを手動で分析するには、適切な COA インスペクション レコードに移動し、ワークフローアクションメニューからCOA を分析するを選択します。
ワークフローアクションメニューに COA の分析オプションが表示されない場合は、このアクションがエントリアクションの一部になっている可能性があります。可能な場合は、状態の変更を選択して、COA レコードの状態を変更し、エントリアクションをトリガーします。
管理者設定によっては、COA ファイルがメールでアップロードされた後、エントリアクションの一部として分析結果が表示される可能性があります。
COA テスト結果を参照する方法
COA テスト結果を参照するには:
- システムメッセージを受けたら、分析結果に進みます。
- 合格/不合格および合格/不合格アイコンフィールドの値を確認します。
- インスペクションサンプルテスト結果セクションで詳細を確認します。
- 任意の作業: 必要に応じて、元のデータ値またはローカライズされたデータ値を変更します。元のデータ値を変更すると、ローカライズされたデータ値がその変更を反映します。その逆も同様です。
- 必要に応じて、テスト結果列で値を変更します。これらの値を変更すると、調整を反映するため、分析ソースの値も自動から手動に変更されます。
- テスト結果に手動で変更を加える場合、COA の分析アクションを再実行してください。
インスペクション COA フィールド値の同期
インスペクションレコードの COAタイプの特定のフィールドを変更すると、保存後に Vault は、関連するインスペクションサンプルテスト結果レコードを新しいフィールド値で非同期に更新し、関連するレコードに最新の情報が含まれるようにします。非同期アクションに失敗した場合、関連レコードが正常に同期されなかったことを知らせる Vault 通知を受信します。
エラー通知を受け取った場合は、関連レコードを同期アクションを使用して、インスペクションタイプレコードから新しく変更された値で関連レコードを手動更新します。非同期アクションでエラーが発生した場合にのみ、このアクションを使用する必要があります。インスペクションフィールド値の COA タイプを関連レコードのフィールドに手動で同期するには:
- 適切な COA インスペクションレコードに移動します。
- すべてのアクションメニューから、関連レコードの同期を選択します。
同期の失敗が続き、ジョブとアクションから継続してエラー通知を受信する場合は、担当の管理者に連絡して、エラー通知に記載されているジョブ参照 ID を知らせて支援を受けてください。
COA インスペクションを削除する方法
COA インスペクションを削除するには:
- 適切な COA インスペクションレコードに移動します。
- すべてのアクションメニューから、インスペクションの削除を選択します。