QualityOne Vaults は、Vaultアカウントの作成、有効化、無効化を手動で行う必要がないため、外部連携の一時的な短期アクセスを効率的に管理できます。一時的にアクセスできる外部コラボレータは、同じ外部ライセンスプールからの外部ライセンスを使用しながら、組織のリクエストに回答できます。認識された外部の連絡先からの回答を要求し、Vaultでそれらの人々と連携を行い、それらの外部連携のためのユーザアカウントのプロビジョニングを最小限必要なく終了できます。
サプライヤー関連レコードの外部連絡先に連携を依頼すると、Vault はそれらの連絡先に対して外部連携アカウントのプロビジョニングを自動化し、専用のメール通知を送信して連携を呼びかけます。外部連絡先が、割り当てられたすべての要求に回答すると、共同編集が完了します。共同編集が完了すると、Vault は外部ユーザーアカウントを自動的に無効化し、有効化に利用する共同編集要求を持つ他の新しい外部連絡先の外部ライセンスを解放します。
管理者の設定に応じて、オブジェクト、フィールドおよびセクションのラベルが本文で説明されたラベルとは異なる表示となる場合があります。
外部連携について
サプライヤー関連レコードの場合、外部連携フィールドでパーソンを割り当てることで、外部組織からの連携を特定できます。外部連携フィールドは、レコードに関与する組織内のパーソンのみに強制することができます。例えば、SCARレコードのサプライヤーフィールドにある組織です。
コンタクトリスト
管理者によって設定されている場合、組織レコードに関連するパーソンを定義して、外部連携のコンタクトリストを作成することができます。Vaultのパーソンレコードに存在する組織フィールドに入力することで、コンタクトリストを定義できます。
ユーザアカウントプロビジョニングの自動化について
外部連携フィールドでパーソンを選択し、サプライヤー関連レコードを割り当てるパーソンを特定すると、管理者が設定したライフサイクル内の特定のライフサイクル状態において、Vault がこれらのユーザ (パーソン) を自動的に有効化または無効化します。共同編集を開始したら、Vault は、リクエストの外部連携フィールドで特定されたパーソンがお使いの Vault にユーザアカウントを持っているかどうかを自動的に検出できます。さらに:
- パーソンがユーザアカウントを持っていない場合、Vaultは外部ユーザライセンスのユーザを作成します。
- パーソンが既にユーザアカウントを持っている場合、Vault は Vault 内の既存ユーザを再アクティブ化し、レコードの外部連携フィールドで割り当てられたパーソンに従って、割り当てられたサプライヤ関連レコードへのアクセスを許可します。
Vault での連携が完了すると、Vaultは、管理者によって設定されたエントリアクション、または外部連携フィールドのパーソンを削除または置換することによって、そのユーザアカウントを自動的に無効化します。
外部連携を入れ替える方法
外部コラボレーターフィールドから削除された後、外部コラボレーターが無効になった場合、外部連携フィールドの制約に合う別のパーソンに手動で置き換えることができます。管理者の設定によっては、適切なライフサイクル ステートで外部コラボレータの作成と有効化ユーザー アクションを使用して、外部コラボレータを置き換えることも可能です。これにより、ユーザアカウントプロビジョニングの自動化をトリガーすることが保証されます。