处理分析检验证书 (QMS)

当用户处理检查时，您可以创建或选择适当的 COA 检查记录，上传相应的 COA 文件，然后触发 Vault 以分析 COA 文件。确保您已上传使用受支持语言的 COA 文件。分析流程扫描文件并提取相关数据，然后比较提取的数据与指定的检查计划。此外，外部用户（例如供应商）也可以通过电子邮件将相关的 COA 文件发送到管理员定义的电子邮件地址（在 Vault 中配置）。Vault 将文件上传至 COA 检查记录，以及每个文件的初始 COA 检查记录的任何后续重复记录，并分析这些文件。根据您的 Vault 配置，提取的数据可能采用 Vault 的本地语言显示。然后，Vault 根据检查计划规格指示是否通过 COA 检查，并向您提供检查样品测试结果，以便于您审查结果并根据需要进行任何手动调整。

对象、字段和节段标签可能与本文中提及的标签不同，具体取决于管理员的配置。

当您将 COA 文件上传到 COA 检查记录时，Vault 自动执行以下操作：

  • 填充文档的类型和子类型字段
  • 将文档链接到检查记录

如果检查记录中的供应商名称和供应商制造机构名称字段为空，触发 Vault 分析 COA 文件的操作将会使用来自文档的字段值填充检查记录的这两 (2) 个字段；已填充的字段将不会被来自文档的值覆盖。

COA 多语言限制

在 Vault 中 COA 多语言支持存在下列限制：

  • 目前，我们建议仅使用英语、西班牙语、意大利语、葡萄牙语、法语和德语 COA 文件进行分析。任何其他语言都可能无法正确地分析。
  • 当 Vault 成功地分析 COA 文件并创建适当的记录之后，管理员需要创建本地化数据以使用您的 Vault 区域设置显示本地化内容。请参阅 COA 值可翻译的 Vault 支持的语言列表。
  • 目前支持以下字段进行本地化：
    • 检查样品测试结果对象：特征、测试结果单位和测试结果（属性数据）
    • 检查计划要求对象：特征和单位
  • 目前不支持包含一 (1) 种以上语言的 COA 文件。

概述

处理 COA 文件的常规流程涉及以下步骤：

  1. 创建 COA 检查记录
  2. 分析附加到 COA 检查记录或通过电子邮件发送给 Vault 的 COA 文件
  3. 在检查样品测试结果节段中查看 COA 文件测试结果
  4. 可选：将 COA 检查字段值同步到检查样品测试结果
  5. 可选：删除 COA 检查记录

检查计划和测量值的指定规则由组织的管理员进行配置。

如何创建 COA 检查

要创建 COA 检查：

  1. 导航到检查，并单击创建。
  2. 选择检查计划。
  3. 可选：选择采购单。
  4. 可选：选择采购单单项。
  5. 执行以下操作之一 (1)：
    • 如果您已准备好要上传的文件，请单击上传并选择适当的文件，然后单击打开。
    • 如果目前没有准备好此文件，您或其他用户可以在创建记录之后上传此文件。
    • 如果外部用户已准备好要上传的文件，他们可以通过一个工作流任务，在创建记录之后上传此文件。
  6. 可选：选择 COA 文档语言。如果此字段为空，Vault 将尝试执行语言检测，以便为 COA 检查记录设置 COA 文件的语言。
  7. 单击保存，或者创建另一个 COA，单击保存 + 创建。

如何通过电子邮件接收上传 COA 文件

如果需要将 COA 文件上传到一个没有为其附加 COA 文件的现有 COA 检查记录，您可以通过电子邮件回复上传此 COA 文件。此记录上被分配为外部协作者的外部用户可以回复您发送的或管理员配置的入口操作所触发的工作流任务电子邮件，以上传此 COA 文件。根据管理员的配置，当成功通过电子邮件上传 COA 文件时，可能会触发 Vault 在所配置的入口操作期间分析此 COA 文件。

要通过回复电子邮件来发送 COA 文件，请遵循工作流任务电子邮件中的说明，并附加此 COA 文件。当回复时，请确保主题行包含井字符，然后是一组包含在括号中的 COA 检查记录 ID。例如，如果 COA 检查记录 ID 为“INSP-000001”，那么您的主题行应当包含 #(INSP-000001)。您也可以在主题行中查看 COA 检查记录 ID 后的采购订单和采购订单行项名称。

当您上传多份有效文件时，Vault 会将第一份 COA 文件附加到初始 COA 检查记录（如电子邮件主题行中定义的），并为通过触发 Vault 运行复制记录操作上传的每份后续文件创建初始 COA 检查记录的副本作为源——每份文件都附加到每条新复制的记录上（浅复制）。根据管理员的配置，当成功通过电子邮件上传 COA 文件时，可能会触发 Vault 分析每份 COA 文件，作为初始和后续记录的配置输入操作的一部分。

如何分析 COA

要手动分析 COA 文件，请导航到适当的 COA 检查记录，然后从工作流操作菜单中选择分析 COA。

如果您在工作流操作菜单上没有看到分析 COA 选项，则表明此操作可能是某个入口操作的一部分。如果可用，选择更改状态，以更改 COA 记录的状态并触发入口操作。

根据管理员的配置，当通过电子邮件上传 COA 文件之后，您可能会在执行一个入口操作时看到分析结果。

如何审查 COA 测试结果

审查 COA 测试结果：

  1. 收到通知后，导航到分析结果。
  2. 审查通过/失败和通过/失败图标字段的值。
  3. 审查检查样品测试结果节段中的详细信息。
  4. 可选：如果需要，修改原始数据值或本地化数据值。更改原始数据值会导致本地化数据值映射更改；反之亦然。
  5. 如有需要，修改测试结果列中的值。更改这些值还会将分析来源值从自动更改为手动，以反映调整。
  6. 如果您手动更改了测试结果：重新运行分析 COA 操作。

同步 COA 检查字段值

当修改 COA 类型的检查记录中的特定字段并保存时，Vault 会使用新字段值异步更新相关的检查样品测试结果记录，以确保相关记录具有最新的信息。如果异步操作失败，您将收到一个 Vault 通知，告知您未成功同步相关记录。

如果您收到错误通知，请执行同步相关记录操作，利用检查类型记录中经过修改的新值，手动更新相关记录。当异步操作发生错误时，您只需使用此操作。要手动将 COA 类型的检查字段值同步到其相关记录的字段：

  1. 导航到适当的 COA 检查记录。
  2. 从所有操作菜单中，选择同步相关记录。

如果同步持续失败，而且您不断收到作业和操作错误通知，请使用错误通知中提供的作业引用 ID 联系您的管理员，以寻求帮助。

如何删除 COA 检查

删除 COA 检查：

  1. 导航到适当的 COA 检查记录。
  2. 从所有操作菜单中，选择删除检查。