配置可扩展的受控副本（文档控制）

QualityOne 用户需要一种方法来跟踪 Vault 之外的特定内容副本，或者为专业用途准备包含特定图层的副本。通过可扩展受控副本功能，QualityOne Vault 提供特殊对象和字段以辅助进行此业务流程，支持受控副本的下载和分发。

下载后，Vault 为每个受控副本分配一个唯一身份编号，并创建受控副本跟踪对象记录，使用户能够在 Vault 之外跟踪这些副本的状态。通过适用于这些对象记录的专用生命周期，用户可以按照其组织的需要管理这些副本的分发和协调。当用户下载受控副本时，您还可以配置和应用专业图层，或选择在内容上附加签名页。根据文档生命周期状态，可能会有零 (0) 个、一 (1) 个或多个受控副本操作，例如请求实验室引用副本和请求分部发布副本。

关于可扩展的受控副本下载

当用户选择下载受控副本用户操作时，Vault 会在对话框中打开受控副本用户输入对象的创建记录页面。用户在您配置的字段中输入数据。当用户完成下载受控副本的请求时，Vault 会在 ZIP 文件中生成适当的文档，并向提出请求的用户发送通知，其中包含下载该文件的链接。

Vault 还会处理受控副本用户输入记录，填充任何管理系统的字段，为每个请求文档副本自动创建相关联的受控副本跟踪记录，并将受控副本用户输入记录的任何用户输入的字段数据复制到受控副本跟踪记录的相同字段。文档成功下载后，Vault 会在受控副本跟踪记录的从 Vault 发布字段自动设置复选框。在尝试下载受控副本时如果发生了错误，Vault 则不会设置此项。然后您可以使用受控副本跟踪记录来查看、报告和恢复受控副本数据。

可扩展受控副本对象

QualityOne 使用以下对象支持可扩展受控副本：

  • 受控副本用户输入 (controlled_copy_user_input__v)：从请求下载受控副本的用户那里获取信息。您所在组织可以通过添加、编辑或删除字段自定义收集的数据。当用户选择受控副本用户操作时，Vault 会创建这些对象记录，然后进行处理以生成受控副本跟踪记录，并为用户下载请求内容。此对象支持包含标准字段和自定义字段的对象类型，且您可以调整对象页面布局以在数据捕获中包含所有相关字段。
  • 受控副本跟踪 (controlled_copy_trace__v)：此对象包含为 Vault 生成的所有受控副本文件的跟踪记录。受控副本跟踪支持含有标准和自定义字段的对象类型。当用户完成受控副本请求时，Vault 会创建每条记录并自动填充许多字段。用户不能手动创建或删除受控副本跟踪记录；当用户下载受控副本时，只有 Vault 才能创建这些记录。

启用可扩展受控副本

请联系您的客户成功经理，以便在 Vault 中启用可扩展受控副本。如果使用的是旧版受控副本，则启用可扩展受控副本可以有效替换所有旧版基于文档的受控副本功能，并禁用所有现有受控副本操作和配置，分发报告除外。报告允许您在转换为可扩展受控副本时完成对旧版受控副本的协调，但会阻止您生成新的旧版受控副本或将新入口添加到分发报告。

从旧版进行可扩展受控副本迁移

如果您的 Vault 使用旧版受控副本，并且正在过渡到可扩展受控副本，在启用 QualityOne 的功能之前，请联系您的客户成功经理，讨论将 Vault 从旧版受控副本配置迁移到新的可扩展受控副本模型的最佳方法。

配置概述

如果您选择不与客户成功经理合作以最初配置可扩展受控副本，或从 Vault 中的旧版受控副本配置迁移，则您必须完成以下步骤：

  1. 在受控副本用户输入和受控副本跟踪对象上为您所需的任何受控副本类型配置相同的对象类型。
  2. 为每个受控副本用户输入和受控副本跟踪对象类型配置对象页面布局。页面布局不需要在受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间匹配。
  3. 配置受控副本跟踪生命周期以允许 Vault 管理和跟踪下载的受控副本。
  4. 在受控副本跟踪对象字段上配置原子安全，以防止用户不慎更新重要字段。Vault 不会自动将安全应用到受控副本跟踪对象。
  5. 如果适用，更新支持旧版受控副本的任何文档生命周期状态用户操作以便使用下载受控副本操作。
  6. 如果适用，更新支持旧版受控副本的任何叠加图以便引用新的可扩展受控副本令牌。
  7. 如果适用，更新支持旧版受控副本的任何权限集以便对适当用户授予受控副本用户输入对象类型的创建权限以及任何受控副本跟踪对象类型的读取权限。
  8. 可选：创建自定义选项卡，以便用户可以轻松访问受控副本。
  9. 配置用户权限.

配置受控副本对象和对象类型

为了让用户可以下载受控副本，您必须在受控副本用户输入和受控副本跟踪对象上配置匹配的对象类型。两 (2) 种对象类型必须包含相同的标签、复数标签和名称（公钥）。您可以为 Vault 中需要的各种类型的受控副本创建多个对象类型。

您在配置这些对象类型时选择或创建的字段可以定义用户在下载受控副本时填充的字段。例如，我们建议在每个对象上创建字段以获取详细信息，如原因或理由、请求对象和读者详细信息。

关于受控副本对象字段

为了在用户下载受控副本时 Vault 可以获取数据并正确填充受控副本跟踪记录上的字段，您必须在受控副本用户输入和受控副本跟踪对象类型之间创建相同的字段。受控副本跟踪对象类型可包括受控副本用户输入对象类型没有的字段，只是那样用户无法填充这些字段。

如果受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的字段配置不匹配，Vault 则无法在用户下载受控副本时创建受控副本用户输入记录。常见错误包含：

  • 受控副本跟踪对象的必填字段不存在或在受控副本用户输入对象上不是必填项。
  • 受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应字段具有不同的字段类型。
  • 受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应文本不具有相同的最大长度。
  • 受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应编号不具有相同的最小和最大值。
  • 受控副本跟踪和受控副本用户输入对象之间的相应字段配置了不同的动态引用限制。

例如，您可以将预期用途字段设置为受控副本用户输入对象类型的必填项，但在受控副本跟踪对象类型上为可选项。Vault 会自动将字段值复制到受控副本跟踪对象。但是，如果您将预期用途字段设置为受控副本用户输入对象类型的可选项和受控副本跟踪对象类型的必填项，用户下载控制副本时如果忘记输入预期用途的数据，Vault 则无法创建相关联的受控副本跟踪记录。

受控副本用户输入对象必填字段

您必须在受控副本用户输入对象类型上添加Vault 文档 (vault_document__v) 字段。您不应将此字段添加到受控副本用户输入对象页面布局，因为当用户通过批量操作从多个文档请求受控副本时，这可能会导致错误。

受控副本跟踪对象必填字段

您必须在所有受控副本跟踪对象类型上添加以下字段，但我们不建议将这些字段添加到受控副本跟踪对象页面布局：

  • 自动编号前缀 (autonumber_prefix__v)
  • 自动编号前缀模式 (autonumber_prefix_pattern__v)
  • 已迁移 (migrated__v)
  • Vault 文档 (vault_document__v)

对象页面布局

设置好受控副本用户输入和受控副本跟踪对象类型后，您可以通过对每个类型配置对象页面布局来定义用户在下载受控副本时可以在受控副本用户输入对话框中和受控副本跟踪对象记录详情页面看到和填充的字段。

受控副本跟踪生命周期

此生命周期与受控副本跟踪对象相关联允许组织管理和跟踪代表 Vault 中删除文档的受控副本跟踪记录。默认情况下受控副本跟踪生命周期包括下列状态：

  • 正在使用中：此受控副本目前在 Vault 之外。
  • 召回中：此受控副本目前在 Vault 外部使用，但存在中止其使用的召回。
  • 召回已确认：此受控副本已从 Vault 外部使用中移除。

您可更新这些状态，配置原子安全，或利用各种对象生命周期和工作流操作（例如，自动召回）创建可靠的流程，以表示贵组织如何对离开 Vault 之后的内容负责。

为可扩展受控副本配置原子安全

受控副本跟踪对象旨在对离开 Vault 的受控副本进行跟踪并进行真实地记录。您负责对代表已离开 Vault 的内容的所有字段配置原子安全。根据最佳实践，我们建议按照以下一般准则对所有字段应用原子安全：

  • 如果 Vault 将某个字段从受控副本用户输入记录复制到受控副本跟踪记录，该字段的原子安全对受控副本跟踪生命周期的所有状态下的所有角色都应为只读状态。
  • 如果字段是受控副本跟踪对象特有的字段且表示在 Vault 中的协调流程或其他自定义流程期间捕获的信息，您可以根据组织的需要按自己的判断应用原子安全。

配置下载受控副本操作

要允许用户下载受控副本，您需要在适用的文档生命周期状态上配置用户操作。可扩展受控副本的用户操作类型是下载受控副本。有一些字段可用于配置：

  • 受控副本类型：说明用户请求的受控副本对象类型。没有匹配的受控副本跟踪对象类型的受控副本用户输入对象类型不会出现在下拉列表中。
  • 自动编号前缀：说明 Vault 为所选类型的受控副本跟踪记录进行自动编号所使用的令牌模式。Vault 包含默认模式，您也可以创建自己的模式。
  • 叠加图：显示用户下载受控副本时 Vault 应用于内容的叠加图模板。此选择覆写基于生命周期状态的图层选择。作为最佳实践，我们建议选择单个图层。但您可以最多选择五 (5) 个模板，Vault 可以同时应用这些模板。
  • 包含签名页：可以指定用户下载受控副本时 Vault 是否包含带有内容的签名页。如果含有签名页，Vault 会将它应用于该指定文档。如果未选择，则不管是否应用了签名，受控副本都会省略签名页。

在配置新的受控副本操作时，请务必检查生命周期状态安全设置是否对具有适当文档生命周期角色的用户授予了分发受控副本的权限。例如，如果生命周期状态安全设置没有对至少一 (1) 个文档生命周期角色授予适当的权限，则任何用户都无法访问已批准文档生命周期状态的下载受控副本操作。

自动编号前缀

Vault 将自动编号前缀应用于受控副本跟踪记录。您可以在您的自动编号前缀包含令牌，通过使用 ${VCC__fieldname__v} 语法引用受控副本用户输入对象上的字段。例如，令牌 ${VCC__name__v} 引用受控副本用户输入记录的名称。在已启用可扩展受控副本的 Vault 中，Vault 还支持下列旧版受控副本令牌：

  • ${docNumber}：文档编号
  • ${docMajor}：文档主要版本号
  • ${docMinor}：文档次要版本号

我们建议您将默认受控副本自动编号前缀格式中的“CC”替换为与菜单标签相对应的值，例如，FPC-${docNumber}-${docMajor}-${docMinor}- 对应于菜单标签请求设施过帐副本。如果您对两 (2) 个单独的用户操作使用相同的编号格式，例如 CC-{####}，它们将共享这个编号值，因此不可能创建两 (2) 个具有完全相同副本编号的受控副本。

配置叠加图

使用可扩展受控副本，您可以在叠加图模板中包含引用受控副本跟踪对象字段的令牌。

标准叠加图模板

在标准叠加图模板中，Vault 对受控副本跟踪对象引用字段支持以下令牌语法： ${VCC__fieldname__v}。例如，要引用记录的名称，您的令牌应为：${VCC__name__v}。

您可以选择所有受控副本跟踪对象字段作为令牌，但系统字段（例如状态以及长文本字段）除外。Vault 会在您保存叠加图模板时验证您的令牌。

高级叠加图覆盖

当创建 XFA PDF 文件作为叠加图模板覆盖层使用时，您可以包含引用受控副本跟踪对象的令牌。无论 Vault 中的字段类型是什么，您都必须使用“文本字段”类型将 Vault 字段添加到 XFA PDF。

例如，引用受控副本跟踪对象的令牌语法为：VCC__fieldname__v。要在您的 XFA PDF 文件中引用记录名称，您应包含令牌：VCC__name__v。

除长文本字段之外，所有受控副本跟踪对象字段都被支持作为令牌。Vault 会在上传时验证您的 XFA PDF 文件。

配置自定义选项卡

您可以为受控副本用户输入对象配置自定义选项卡，以便用户可以轻松访问和创建记录以请求受控副本下载。

配置用户权限

除了以下概述的权限外，您还必须确保用户具有访问适当对象和对象字段的相应读取和创建权限：

  • 对于受控副本用户输入对象：读取和创建权限。
  • 对于受控副本跟踪对象：读取权限。
  • 对于文档角色，授予分发受控副本权限，允许用户从文档所有操作菜单访问用户操作以下载受控副本。该权限还控制批量下载受控副本的能力。

您可以使用标准系统管理员或 Vault 所有者安全配置文件完成本文中的所有步骤。如果 Vault 使用自定义安全配置文件，则您的配置文件必须授予以下权限：

类型权限控制
安全配置文件管理员：配置：文档生命周期：编辑允许在文档生命周期状态上配置文档生命周期和下载受控副本用户操作。将叠加图模板与生命周期相关联。
安全配置文件管理员：配置：对象：受控副本用户输入（所有对象类型）：读取、编辑、创建能够更改受控副本用户输入记录。
安全配置文件管理员：配置：对象：受控副本跟踪（所有对象类型）：读取、编辑、创建能够更改受控副本跟踪记录。