使用多文档更改控制 (QualityOne)

借助多文档更改控制，您可以使用文档更改请求和文档更改控制对象，以编程、受控的方式执行文档发布和作废。

对象、字段和节段标签可能与本文中提及的标签不同，具体取决于管理员的配置。

注意：本文假设您的管理员已遵循配置多文档变更控制的推荐流程，或您的 Vault 使用的是默认配置。如果您的配置不同，本文中的一些信息将不适用于您。

流程概览

如果您所在组织遵循建议的配置，使用变更控制变更文档的流程类似如下所述：

用户通过创建文档变更请求对象记录来记录单个文档的变更请求。
变更管理者创建文档变更控制记录，将一 (1) 个或多个文档添加到其中。变更管理者还可以对变更控制中包含的每个文档选择是否包含变更请求（无，部分，或全部）。交叉链接不是通过多文档变更控制传送文档的支持类型。
文档作者可以编辑变更控制中包含的个别文档。如有必要，这些用户通过审查工作流发送文档。通过文档作者的操作或通过工作流，每个文档都会进入其生命周期的等待变更控制批准状态。
当所有文档进入等待变更控制批准状态时，Vault 会自动将文档变更控制记录更改为批准就绪状态。
变更管理者启动文档变更控制记录的批准工作流。通常情况下，此工作流涉及各种审查。在审查结束时，变更控制会进入已批准状态。

当文档变更控制记录进入已批准状态时，会自动发生以下操作：

所有的相关文档变更请求记录都会进入关闭/取消或关闭/完成状态。该状态下，它们会自动变为非活跃状态。在这种情况下，Vault 会解除相关文档的变更控制限制。
Vault 会自动将相关文档变更请求记录更改为已批准状态。
Vault 会使用文档变更控制记录中的值对相关文档的不同字段进行自动更新。根据进行的操作（发布或作废）和您的配置，Vault 会更新建议生效日期、建议作废日期、和已批准作废。
计划任务会自动将变更控制文档更改为适当的文档生命周期状态：已发布用于培训、生命周期稳定状态、或生命周期作废状态。

受管理文档是指通过发布变更控制和作废变更控制文档字段与活跃状态的文档变更控制记录相关的任何文档。这些字段可能对您不可见，但是它们可以控制文档是否显示在文档变更控制详情页面的待发布文档和待作废文档节段。

当一个文档受变更控制管理时，Vault 会显示横幅说明该文档目前受哪个变更控制管理。只有至少具有以下权限之一 (1) 的用户可以看到此横幅，因为没有这些权限的用户无法更新文档：

变更请求是一个对象，因此创建请求会涉及创建新的文档变更请求对象记录并将其与文档相关联。要创建新的变更请求：

找到您请求变更的文档。
在文档标签页、文档信息页面、或搜索结果中，打开所有操作菜单，并选择配置的创建相关记录用户操作。在您的 Vault 中该操作标签的显示可能有所不同。
填写请求详细信息。从文档创建请求时，您无需填写目标文档字段。Vault 会自动选择您在启动操作时正在查看的文档版本。
单击保存。

您还可以从变更请求自定义标签页中创建变更请求。以这种方式创建时，您必须在目标文档字段中选择特定文档（包括版本）。

每个文档变更控制详细信息页面都会显示关联变更请求节段。此节段会自动进行筛选，以显示链接到变更控制的文档的变更请求，这些文档通过待发布文档或待作废文档节段与变更控制链接。

作为变更管理者，您应该审查关联变更请求记录。如果您选择删除变更请求，Vault 会将其状态更改为运行。关联变更请求列出的变更请求为已接受状态。

要创建和设置变更控制：

导航至自定义文档变更控制标签页或导航至管理 > 业务管理员中的文档变更控制。在您的 Vault 中，自定义标签页可能显示为不同的标签。
单击创建。
添加基本详细信息，例如描述、原因、和紧急程度。
可选操作：为变更控制选择建议实施日期。批准后，该日期会下达到文档，计划任务会根据该日期确定何时开始实施。
单击保存。
在记录详情页面，添加文档。找到待发布文档部分，然后单击添加。在选择对话框中选择文档旁边的复选框以将其添加到变更控制，并在完成后单击关闭。在待作废文档部分重复此过程。您的文档变更控制中的文档总数不应超过 100 个。
可选操作：在记录详情页面，添加文档变更请求记录。查看关联变更请求节段，并单击添加。在对话框中选择变更控制的变更请求，在完成后单击关闭。您选择的变更请求应与关联变更控制的文档相关。

文档必须满足以下条件，您才能将其作为发布文档添加到变更控制：

文档必须满足以下条件，您才能将其作为作废文档添加到变更控制：

如果文档当前受变更控制管理，您也无法将它添加到任何其他变更控制的 待发布文档或待作废文档中。除非您的管理员进行配置，否则变更控制下的文档没有其他限制。

在您可以批准变更控制之前，待发布文档中的每个文档都应处于其生命周期的等待变更控制批准状态。在这种情况下，Vault 会将文档变更控制记录更改为批准就绪状态。如果您的变更控制仅包含待作废文档（没有待发布文档），您需要手动将文档变更控制记录更改为批准就绪状态。

要批准变更控制：

使用您的 Vault 管理员配置的批准工作流。您可以从记录详细信息页面的工作流操作菜单中启动文档变更控制记录的工作流。根据您的管理员的配置，该操作也可能位于 所有操作 菜单中。
通过选择所有操作菜单中的查看所有相关文档选项，打开多文档查看器。
在多文档查看器中单击完成以批准变更控制。此时您可能需要提供电子签名。如果工作流使用级联电子签名系统操作，该签名可能适用于所有受管理的文档，因此请确保仔细阅读任务对话框中提供的所有操作说明。