配置多文档更改控制 (QualityOne)

借助多文档更改控制，您可以使用文档更改请求和文档更改控制对象，以编程、受控的方式执行文档发布和作废。

您完全可以配置支持此功能的各个组件，以使您的组织能够对很多不同的业务流程进行建模。这篇文章提供了一些建议的配置。在 16.0.0 版之后创建的 Vault 默认包含一个最佳实践配置。

配置概述

要配置 Vault 以使用多文档更改控制，需执行以下步骤：

• 为文档更改控制和文档更改请求配置对象生命周期
• 对所有适用的文档类型应用共享文档字段
• 在适用的文档类型的任何文档生命周期上启用更改控制

配置文档类型和生命周期

在开始之前，确定哪些文档类型、子类型和分类要使用更改控制，以及要将哪些生命周期绑定到这些文档类型。需要更改控制的文档类型、子类型和分类可以与不需要更改控制的文档共享一个生命周期。

在文档生命周期内，您必须确定用作“文档审查完成”和“文档具有已批准的更改控制”状态的特定生命周期状态。这些状态可以是生命周期中的现有状态，您也可能需要创建新的生命周期状态。

如何配置文档字段

要使文档类型、子类型或分类为更改控制做好准备，您需要为其添加多个字段：

1. 导航到管理 > 配置 > 文档字段。
2. 将多文档更改控制设置中的共享文档字段添加到文档类型、子类型或分类。如果采用建议的设置，请使用建议的生效日期、建议的作废日期和已批准作废字段。
3. 将作废的更改控制和版本更改控制这两个共享文档字段添加到文档类型、子类型或分类。Vault 将使用这些字段在文档与特定的更改控制之间创建一个关系。默认情况下，这些字段具有将它们隐藏起来的安全覆盖，因为用户无需直接通过“文档信息”页面与这些字段进行交互。如果需要，您可以删除或更改这些安全覆盖。

文档生命周期

对于任何应当使用更改控制的文档生命周期，导航到管理 > 配置 > 文档生命周期，然后单击生命周期。单击编辑并选中文档更改控制复选框。单击保存。

此设置将为文档生命周期启用多文档更改控制。

文档生命周期状态

当在文档生命周期上启用文档更改控制时，您必须为这些状态类型选择特定的生命周期状态：

• 更改控制等待批准状态：此状态表明文档已准备好发送，而且有一个更改控制正在等待批准。
• 更改控制批准中状态：此状态表明当前正在发送文档，而且有一个更改控制正在等待批准。
• 更改控制已批准状态：此状态表明文档具有一个已批准的更改控制，并已准备好发布。

根据这些状态类型，Vault 包含入口操作功能，以通知相关的文档更改控制记录一个文档处于等待批准、批准中还是已批准状态。当设置文档生命周期时，请确保为这些状态类型指定的任何状态都不允许用户发送文档以供批准或者直接发布文档。为此，您可以从生命周期状态中删除工作流或类型为状态更改的用户操作。用户应当只能通过相关的文档更改控制记录，使文档退出更改控制等待批准状态或进入更改控制已批准状态。

文档生命周期状态入口操作

对于多文档更改控制，您可以在文档生命周期状态上设置特殊的入口操作。这些文档生命周期状态入口操作可以简化您用于复杂更改的流程，但您可以选择配置多文档更改控制，而不设置这些操作。

入口操作：CC：将更改控制设置为等待批准

将此入口操作添加到为更改控制等待批准状态类型指定的生命周期状态。

此入口操作会尝试在相关的文档更改控制记录上执行一个状态更改。但只有当此更改控制的所有相关文档都处于适当的状态时，此状态更改才能成功。

例如，一个更改控制包含两 (2) 个具有相同生命周期的文档。对于此生命周期，更改控制等待批准状态类型链接到已审查状态。当文档作者使第一个文档进入已审查状态时，Vault 会尝试使更改控制进入等待批准状态，但发现第二个文档仍然处于审查中状态。第二天，第二个文档进入了已审查状态，Vault 再次尝试调整更改控制的状态。这一次成功完成了状态更改，因为所有文档都处于正确的状态。

入口操作：检查和关闭多文档更改控制

当一个受到文档更改控制的文档进入所配置的状态时，此入口操作将执行以下操作：

• 检查与一个文档更改控制关联的文档的状态，并验证是否应当关闭文档更改控制。
• 如果所有要发布的文档都处于它们的稳定状态，而且所有要作废的文档都处于它们的作废状态，此入口操作会自动将文档更改控制的状态更改为它的完成状态类型。

要使用此入口操作，请配置文档生命周期，以便为处于稳定和作废状态类型的生命周期状态包含此入口操作。文档更改控制对象生命周期必须为完成状态类型分配一个状态。

只有当触发入口操作之后，才会执行自动状态更改。如果状态更改失败，文档更改控制记录上的关闭系统详细信息字段上会显示有关失败的详细信息。

配置默认对象

启用多文档更改控制时，会创建两 (2) 个标准对象：

• 文档更改控制：更改管理员会将一个文档更改控制记录链接到一 (1) 个或多个文档，以控制更改流程。您也可以配置此对象，以链接到文档更改请求对象，此对象使用户可以为复杂的更改提供更多详细信息。
• 文档更改请求：用户可以创建文档更改请求记录，以跟踪他们希望在文档中查看的更改。一个更改请求只链接到一个文档，但一个文档可以具有多个更改请求。文档更改请求对象包含一个文档引用字段：目标文档。更改管理员可以选择在一个更改控制中包含特定的更改请求。请求通过管理更改控制字段链接到更改控制。

您可以添加新的字段以修改这两种对象，从而跟踪其他详细信息。我们还建议设置对象生命周期。

文档更改请求对象

建议执行以下操作。在下面的这些步骤中，很多都是可选的。

• 可选：在允许文档查看器创建文档更改请求记录的特定文档生命周期状态上，配置创建相关记录用户操作，但不离开相关文档。建议至少在这些文档生命周期的稳定状态中包含此操作。
• 为文档更改请求对象更新访问控制设置，以确保正确的用户可以创建请求。用户还需要对文档拥有查看文档权限，才能创建相关更改请求。
• 创建一个自定义标签页，以使用户能够在管理区域之外查看和处理请求。
• 可选：为文档更改请求对象生命周期配置用户操作。您的配置应当包含用于使请求进入已关闭或已拒绝状态的操作。
• 可选：为文档更改请求对象生命周期配置通知。对于已接受、已关闭和已拒绝生命周期状态，您应将这些通知设置为发送通知入口操作。如果选择对对象记录上的访问控制使用匹配共享规则，则可以将对象角色（所有者等等）用作通知接收人。这样即可通知创建了请求的那个用户。
• 可选：配置文档更改控制对象生命周期，以包含 CC：更新相关更改请求入口操作。此配置还允许更改控制自动将其相关更改请求记录标记为已批准。

文档更改控制对象

建议执行以下操作，但所有这些步骤都并非必须执行的步骤：

1.配置文档更改控制对象生命周期，以便在已批准状态上包含 CC：更新相关更改请求入口操作。

这样将允许文档更改控制记录将相关文档更改请求对象记录的状态更改为它们的已完成状态。如果不执行此入口操作，Vault 将不会自动更新更改请求。强烈建议执行此入口操作。

2.配置文档更改控制对象生命周期，以便在等待批准、批准中和已批准状态上包含 CC：更新更改控制的文档入口操作。

此入口操作会更改相关文档的状态，以便在文档更改控制与要发布的文档之间同步状态更改，还可以设置文档中的某些字段。当配置此入口操作时，您需要：

• 使用文档状态类型下拉列表选择要以哪些文档状态类型为目标。当此入口操作运行时，要发布的文档将变成此状态类型。建议将更改控制等待批准文档生命周期状态用于等待批准状态，将更改控制批准中文档生命周期状态类型用于批准中状态，并将更改控制已批准文档生命周期状态类型用于已批准状态。
• 选择您是否希望将字段复制到文档。通常只在已批准状态上选中此选项。当此入口操作运行时，此选项会在文档中设置某些字段值。可以在管理 > 设置 > 申请设置中配置文档字段：
  • 计划的生效日期：当此入口操作运行时，会将文档更改控制上的建议实施日期字段的值复制到要发布的文档中的所选文档字段。建议使用建议的生效日期。此字段作为一个共享日期字段包含在所交付的申请中，您需要将它添加到所有使用更改控制的文档类型。
  • 计划的作废日期：当此入口操作运行时，会将文档更改控制上的建议实施日期字段的值复制到要作废的文档中的所选文档字段。建议使用建议的作废日期。此字段作为一个共享日期字段包含在所交付的申请中，您需要将它添加到所有使用更改控制的文档类型。
  • 作废批准：当此入口操作运行时，会在要作废的文档中将所选字段的值设置为是。建议使用已批准作废。此字段作为一个共享是/否字段包含在所交付的申请中，您需要将它添加到所有使用更改控制的文档类型。

3.在文档更改控制对象生命周期中，配置终止生命周期状态（ 已关闭/已完成和已关闭/已取消）。

确认为这些状态打开了此状态的记录进入非活动状态设置。在文档更改控制记录完成时使其进入非活动状态，可以确保文档不受更改控制造成的任何限制，并使文档能够成为将来的更改控制的一部分。

4.对于使记录从等待批准进入已批准和已关闭/已完成或已关闭/已取消状态的文档更改控制对象，定义工作流。

为了确保工作流参与者能够查看他们批准的所有文档，请在工作流中的每个任务分配步骤之前包含工作流步骤。

5.为文档更改控制对象更新访问控制设置，以确保正确的用户（更改管理员/更改批准者）能够创建和管理更改控制。

更改管理员/更改批准者还需要对链接到文档更改控制记录的任何文档拥有查看文档权限。

6.创建一个自定义标签页，以使用户能够在“管理”区域之外查看和处理更改控制。

配置文档更改控制对象工作流

可以通过两 (2) 种常用的方式配置对象工作流，以确保工作流参与者能够查看他们批准的所有文档：

• 在任何任务之前添加一个级联文档角色步骤。此步骤将为任务参与者授予必要的文档权限，以使您的组织能够手动解决权限问题。
• 使用参与者访问权限检查结果工作流变量，添加一个检查参与者对相关文档的访问权限步骤和一个后续决定步骤，以跟踪哪些用户对于哪些文档并非适当角色的成员。如果参与者访问权限检查结果工作流变量不为空，则为适当的用户或组包含通知和任务步骤，以解决任何角色成员资格问题。完成任务之后，建议在继续工作流之前重复检查参与者对相关文档的访问权限步骤。

将电子签名级联到更改控制的文档

当使用多文档更改控制时，您的组织可以配置文档更改控制对象工作流，以使电子签名向下级联到更改控制的文档。级联的签名将出现在文档审计跟踪和（如已配置）为文档生成的签名页面中。为此，请在对象工作流中包含一 (1) 个或多个具有电子签名的任务。随后，为对象工作流添加一个系统操作：级联电子签名工作流步骤。在此步骤内，您应选择要级联的每个裁定，然后为每个裁定选中在文档中显示电子签名复选框。在“级联裁定”节段中，选中仅级联当前电子签名复选框，以确保 Vault 只将更改控制中的当前未作废的签名级联到文档。

如果流程需要，请使用在级联裁定中包括目的选项：选中此复选框，并填写发布目的和作废目的 字段。所配置的目的值将与电子签名一起级联到文档，并被文档的审计跟踪捕获。要在您的电子签名页面中显示目的，您需要为您的电子签名模板添加一个令牌 (dcc_signature_purpose__v)。

级联文档角色

当使用多文档更改控制时，您的组织可以配置文档更改控制对象工作流，以使某些文档生命周期角色分配向下级联到被管理的文档。这包括要发布的文档、要作废的文档中包含的任何文档，以及与文档更改控制记录具有自定义关系的任何文档。级联文档角色可避免这样的情况：一个工作流参与者只有权访问某些被管理的文档，但批准了更改控制，导致未经审查的文档受到影响。

建议在工作流中的每个任务分配之前，为文档更改控制记录包含一个系统操作：级联文档角色步骤。如果使用默认的工作流，会自动包含此步骤。

角色

Vault 会自动为所有文档生命周期添加下面这两 (2) 个文档生命周期角色。级联文档角色步骤只能为这些角色分配用户。

• 文档更改控制审批者
• 文档更改控制审查者
• 查看者（有关自定义关系的详细信息）

默认情况下，文档更改控制审批者和文档更改控制审查者角色为所有生命周期状态授予查看文档和查看内容权限。您可以根据需要编辑权限，但删除这些权限为使此功能无法正常运行。

默认情况下，对于这些角色，Vault 不包含任何覆盖规则。

如何设置级联角色步骤

级联文档角色是文档更改控制对象工作流配置中的一种系统操作。配置：

1. 添加一个系统操作步骤至工作流此步骤应在工作流中的任何任务分配之前发生。
2. 在系统操作下拉列表中，选择级联文档角色。
3. 选择访问角色，以便为所有相关文档分配工作流参与者。
4. 从授予文档访问权限给下拉列表中，选择要分配给所选文档生命周期角色的工作流参与者组。如果需要，您可以选择多个参与者组。

自定义关系

如果您的 Vault 在文档与文档更改控制记录之间使用自定义关系（而不是要发布的文档和要作废的文档），Vault 会向查看者文档生命周期角色而不是上述角色分配用户。对于通过级联文档角色步骤映射到文档更改控制审批者或文档更改控制审查者的每个工作流参与者组，都会执行此操作。

检查参与者对相关文档的访问权限

当使用多文档更改控制时，您的组织可以配置文档更改控制对象工作流，以确认对于与文档更改控制记录相关的每个文档中，工作流参与者组中的所有用户都是所需申请角色的成员。对于将文档链接到文档更改控制时适用的所有生命周期状态，这些角色应当至少拥有查看内容权限。这包括具有要发布的文档或者要作废的文档状态的任何文档，或者与工作流参与者可能需要访问的文档更改控制记录之间具有任何自定义关系的任何文档。

如果任何用户对一 (1) 个或多个文档缺少访问权限，Vault 会使用值不为空来填充工作流变量。如果工作流的变量为空，则所有用户需拥有对所有相关文档的访问权限。在某些情况下，为空也意味着工作流配置错误。

请参阅配置对象工作流，以了解有关设置此工作流选项的信息。

计划作业

在某些业务流程中，您必须配置一个计划作业，以根据更改控制遇到的情况使文档进入下一个生命周期状态。此状态因生命周期而异，因此您必须为使用更改控制的每个文档生命周期创建这一组作业。

大多数组织都需要以下作业：

隐藏单文档更改控制

如果您的组织希望使用多文档更改控制，但目前正在使用单文档更改控制 (SDCC)，我们建议执行以下操作以隐藏 SDCC 选项：

• 停用文档更改控制文档类型。
• 对于所有文档类型，清除文档类型详细信息内的使用文档更改控制复选框。
• 将文档更改控制生命周期状态设置为非活动。

相关权限

Vault 提供两 (2) 份安全配置文件，通过权限集包含所需的权限：

• 具有变更管理功能的文档用户适用于变更经理
• 具有变更请求功能的文档用户适用于任何被允许提交变更请求的完整用户。

您可以使用标准系统管理员或 Vault 所有者安全配置文件完成本文中的所有步骤。如果 Vault 使用自定义安全配置文件，则您的配置文件必须授予以下权限和文档角色权限：